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Software para seminarios web

¿Cómo crear y organizar un seminario web? (2022 Guía paso a paso)

Rebekah Carter

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Actualizado 13 de junio de 2021

How to Record a Webinar

¿Ha llegado el momento de aprender a crear y organizar un seminario web?

Desde hace años, los seminarios web se han ido abriendo paso poco a poco en la corriente del marketing. Cómodos, eficaces y repletos de valor, los seminarios web prometen una serie de ventajas tanto para las empresas como para los clientes. Las empresas pueden mostrar su liderazgo intelectual y atraer nuevos clientes, mientras que los consumidores obtienen información y formación valiosas.

Desde la pandemia de 2020, la demanda de seminarios web ha aumentó drásticamente. Tanto los compradores como los consumidores necesitan acceder a información digital valiosa cuando no es posible la interacción en persona. Esta es su guía para aprovechar la revolución de los seminarios web.

¿Por qué crear un seminario web?

61% de empresas B2B dicen ahora que utilizan los seminarios web como parte de su estrategia de marketing de contenidos.

La demanda de seminarios web va en aumento y ofrece a las empresas una forma dinámica de conectar con su público objetivo a un nuevo nivel. Aunque la planificación y producción de los seminarios web requiere bastante tiempo, los resultados merecen la pena, ya que hasta a 40% de los asistentes que se convierten en clientes potenciales cualificados.

Los seminarios web ofrecen a los usuarios una experiencia envolvente, en la que pueden obtener valiosos conocimientos y perspectivas mientras aprenden más sobre su producto, servicio o empresa.

¿Listo para empezar? A continuación se explica cómo crear y organizar un seminario web.

Paso 1: Elegir un tema atractivo

En primer lugar, tiene que decidir qué va a tratar su seminario web.

Los seminarios web deben ser atractivos, informativos y relevantes para su público objetivo.

El seminario web adecuado estimulará simultáneamente la curiosidad intelectual del espectador y mostrará lo que le hace especial como marca.

Elegir un tema es más sencillo de lo que parece. Empieza por:

  • Evaluar a su público: ¿Qué tipo de temas les interesan? ¿Tiene conversaciones con clientes en las que pueda fijarse para descubrir puntos de dolor o consultas comunes? ¿Qué es lo que está de moda en tu sector? El uso de herramientas como Google Trends y Buzzsumo puede ayudarte a ampliar tus ideas.
  • Conocer su marca: El tema que elija debe estar en consonancia con su marca y su experiencia en el sector. Si es una empresa que vende marketing en redes sociales, no tiene sentido organizar un seminario web sobre coches. Asegúrese de que el tema esté en consonancia con su negocio.
  • Superar a la competencia: No se limite a cubrir los mismos temas que sus competidores. Averigüe de qué hablan las empresas de su sector y busque las lagunas que pueda cubrir. O bien, aporte una nueva perspectiva a un concepto crucial.

Paso 2: Encontrar las herramientas adecuadas para la grabación de seminarios web

La grabación de un seminario web es un proceso que exige invertir en un puñado de herramientas importantes.

Lo primero y más importante es que vas a necesitar una cámara y un micrófono para recoger el audio hablado y el vídeo tuyo o de tu presentador. Asegúrate de que la cámara es de alta calidad para no distraer a los espectadores con píxeles borrosos o dificultar la visión de la información que estás compartiendo.

El audio debe ser claro y nítido, así que invierte en un micrófono con cancelación de ruido incorporada y un filtro antipopular para reducir la distorsión. También ayuda grabar en una habitación luminosa donde no haya interrupciones. Una vez que tengas los dispositivos físicos listos:

  • Elige un software de captura de pantalla y de presentación: El software de grabación de seminarios web viene con varias herramientas tan sencillas como para ayudarle a llevar su experiencia educativa por igual. Necesitarás un software con cosas como la opción de exportar archivos en una serie de formatos, y mostrar el contenido de diferentes maneras. Asegúrese de aprender a utilizar su software para seminarios en línea antes de empezar a grabar nada.
  • Encuentre una plataforma para seminarios web: Las plataformas de seminarios web permiten transmitir el contenido de los mismos. Algunas opciones vienen con cosas como interacciones de chat en vivo, comentarios, descargas e incluso páginas de aterrizaje para que la gente aprenda más sobre su seminario web. Busque un servicio con muchas funciones interactivas, como la de "levantar la mano", para que sus espectadores participen en la experiencia.
  • Descarga el software de edición: Volveremos a hablar de esto más tarde, pero software de edición de vídeo será necesario para que su seminario web tenga un aspecto lo más profesional posible. Afortunadamente, hay montones de productos gratuitos y premium entre los que elegir.

Paso 3: Elija su horario

Ahora es el momento de decidir cuándo va a organizar su seminario web. Elegir el momento adecuado es crucial, ya que garantiza una mayor participación y una mayor atención para su marca. El conocimiento que tenga de su público objetivo le dará una idea de las horas que pueden ser adecuadas.

Puede consultar los análisis de su sitio web, los horarios de apertura del correo electrónico y los informes de las redes sociales para ver cuándo suele estar la gente activa y conectada. Asegúrese de saber desde dónde se conecta su audiencia, para poder adaptar su seminario web a su zona horaria.

Según ON24, Miércoles y jueves suelen ser los mejores días para organizar seminarios web. Merece la pena probar uno de esos días si no estás seguro de por dónde empezar. Las 11 de la mañana es la hora más popular para organizarlos, seguida de las 10 de la mañana. Intenta evitar las horas de trabajo o de desplazamiento obvias si quieres que se conecte el mayor número de personas posible.

También puede considerar la posibilidad de poner una versión descargable del seminario web a disposición de las personas que puedan perderse los primeros minutos, por si acaso.

Elija los datos de su seminario web con la suficiente antelación como para tener tiempo de practicar y dar bombo al evento.

Paso 4: Realice su campaña de inscripción al seminario web

Ahora es el momento de hacer que la gente se entusiasme con su seminario web.

Dado que sólo hasta 45% de personas que se inscriben en un seminario web asisten realmente, tiene que conseguir que se interese el mayor número de personas posible. Empiece por crear un anuncio en el boletín de noticias para sus actuales suscriptores. Ofrezca un descuento exclusivo por inscripción o un regalo por adelantado a quienes se inscriban de inmediato. De este modo, empezará a generar inmediatamente una gran expectación por sus eventos.

Asegúrese de incluir oportunidades para que sus clientes actuales inviten también a otros asistentes de sus círculos sociales y profesionales. Las referencias son una gran manera de conseguir más atención.

Siguiente, crear una página de aterrizaje para su seminario web. Tiene que mostrar de qué va a tratar su seminario web (sin desvelar demasiado), información sobre cuánto va a costar y dónde va a tener lugar, y mucha información sobre los beneficios de asistir.

Lo ideal es que empiece a promocionar esta página de aterrizaje en todos los canales lo antes posible, incluidas las redes sociales, a través de blogs invitados y en su sitio web. Dé a los usuarios una razón para inscribirse y pídales que introduzcan su dirección de correo electrónico para mantenerlos informados antes de la fecha.

Puedes aumentar tus posibilidades de inscripción con:

  • Beneficios tangibles: Utilice reseñas de seminarios anteriores, estudios de casos y estadísticas para mostrar a los asistentes los beneficios cuantificables que obtendrán al participar.
  • Imán de clientes potenciales: Ofrezca algo gratuito sólo por inscribirse, como un libro electrónico o una lista de comprobación que el usuario pueda llevarse al seminario web.
  • FOMO: Utilice cuentas atrás, ofertas por tiempo limitado y espacios limitados para aprovechar el miedo a perderse algo.

Paso 5: ¡Prepararse!

Con la fecha de su seminario web cada vez más cerca, es importante asegurarse de que está bien preparado. Hay muchas maneras de aumentar la confianza a tiempo para el evento y reducir el riesgo de que las cosas salgan mal. Por ejemplo, siempre es una buena idea tener un guión para su seminario web.

Aunque quiera que el acto parezca informal y relajado, el guión le impedirá salirse por la tangente. Así te aseguras de que cubres los temas más importantes que tu público quiere conocer. Practica tu guión con amigos y colegas para determinar si falta algo antes del día.

Otras formas de prepararse son:

  • Pruebas de audio y vídeo: Asegúrate de que todo tiene un aspecto y un sonido perfectos antes del evento. Piensa en la iluminación de la sala y en la facilidad para verte. ¿Habrá gente caminando y haciendo ruido si estás en casa? ¿Qué tipo de fondo verán tus asistentes cuando se conecten?
  • Explora la plataforma: Inicie sesión en la plataforma de seminarios web que haya elegido y explore cómo funciona todo. Sabe cómo presentar su contenido utilizando las presentaciones de diapositivas disponibles y cómo evitar que los asistentes no deseados entren en el evento?
  • Comprueba tu velocidad de Internet: Asegúrese de tener el ancho de banda adecuado para impartir un seminario web sin retrasos ni interrupciones. Si va a tener problemas con su conexión, tendrá que solucionarlos antes del evento.

Si está nervioso por la experiencia del seminario web, puede ser una buena idea realizar una versión de práctica. Así tendrás la oportunidad de evaluar tu presentación (a través de la grabación) y decidir si estás contento con el aspecto y el sonido.

Paso 6: Organice su seminario web de forma divertida y atractiva

Cuando se trata de aprender el proceso de creación de un webinar, la celebración del evento en sí suele ser la experiencia más angustiosa. Lo más importante es que la experiencia sea lo más atractiva posible para el público, para que se lo pase bien.

Empiece por saludar a sus participantes. Puede utilizar medios atractivos para el seminario web, como encuestas y cuestionarios, para romper el hielo en esta sesión inicial, o simplemente presentar el tema del que va a hablar de forma emocionante. Asegúrese de recordar a su audiencia los beneficios de estar allí.

Si está organizando una experiencia de aprendizaje, puede hacer que la audiencia se involucre más reservando periodos de tiempo en los que los dividirá en grupos de trabajo y les pedirá que propongan respuestas a los desafíos. Esta es una buena manera de asegurarse de que los participantes en tus seminarios web se lleven algunas notas.

Otras formas de divertirse en su seminario web son:

  • Ser espontáneo: Comparta sus propias anécdotas e historias para que la conversación resulte más auténtica y pida a los asistentes que participen y den su opinión sobre determinadas ideas. Muchos seminarios web te permiten incluso compartir el escenario con los participantes, convirtiéndolos en copresentadores temporales para que puedan discutir conceptos contigo.
  • Traer invitados sorpresa: Organiza la visita de algunos invitados sorpresa. Podrían ser miembros del personal que tienen perspectivas únicas que ofrecer, o personas influyentes con las que estás trabajando actualmente en tu espacio.
  • Organizar concursos: Anime a la gente organizando concursos y sorteos. Un concurso rápido al final de un seminario web puede ser una buena forma de determinar cuántas personas han prestado realmente atención, a la vez que se genera expectación sobre el evento.
  • Utilizar presentaciones y diapositivas: Asegúrate de que tienes muchos datos visuales y perspectivas para compartir. La mayoría de las herramientas para seminarios web incluyen modos de presentación que permiten mostrar la idea en formato de diapositivas.

Paso 7: Editar, recortar y mejorar la grabación de su seminario web

Una vez finalizado el seminario web en directo, es el momento de transformar la experiencia en algo que pueda compartir en línea. Cargue el software de edición de vídeo que mencionamos antes y piense en cómo puede dividir su seminario web en segmentos valiosos para su audiencia.

Puede que quiera eliminar partes como el segmento de preguntas y respuestas del público si no es relevante para sus otros clientes y centrarse en las secciones de explicación en su lugar. Recorta todo lo que no vaya a ser útil y asegúrate de que la grabación del seminario web tenga un aspecto profesional.

La mayoría de las herramientas de edición te ayudarán a solucionar cosas como enderezar el encuadre y eliminar los ojos rojos. Incluso puedes superponer efectos y transiciones en diferentes segmentos. Mientras editas, busca fragmentos del seminario web que puedas utilizar para inspirar futuras entradas de blog o vídeos. También merece la pena crear algunos fragmentos que puedas compartir en las redes sociales y en tus campañas de marketing por correo electrónico.

Estos "trozos" también serán útiles cuando genere expectación para su próximo seminario web. Podrá dar a la gente una idea de lo que puede esperar.

Paso 8: Publicar y aprender

Cuando su webinar editado sea perfecto publíquelo con su plataforma de webinar.

Depende de usted la forma de entregar esta versión editada al público. Puede pedirle a la gente que se inscriba para tener la oportunidad de ver la versión completa, de modo que pueda recoger más direcciones de correo electrónico de posibles clientes potenciales. Un seminario web puede ser un excelente imán de clientes potenciales.

También puede colocar secciones del seminario web en su sitio web para que la gente las busque en su tiempo libre. Independientemente de lo que decida hacer con el contenido de sus seminarios web permanentes, asegúrese de que dispone de un sistema de seguimiento de los resultados de sus esfuerzos.

Preste atención a parámetros como el volumen de inscripciones, el número de descargas y los niveles de participación: ¿cuántas personas ven todo el seminario web y cuántas sólo se centran en una parte? Si la gente no ve todo el seminario, ¿dónde está perdiendo su interés?

La información que recoja de este seminario web le ayudará a mejorar sus esfuerzos la próxima vez. Puede que incluso aprenda un poco más sobre su audiencia, para saber a quién dirigirse después.

Paso 9: Mantener a la gente comprometida

Cuando su el seminario web ha terminadoy has publicado tu contenido Evergreen en línea, tu trabajo no ha terminado. Además de evaluar tus métricas para mejorar tu contenido la próxima vez, también puedes pedir a tus asistentes que te den su opinión con reseñas y testimonios.

Esto le ofrecerá una valiosa visión de lo que ha funcionado en su seminario web, a la vez que le proporcionará una prueba social que podrá compartir en su próxima página de inscripción.

Comparta fragmentos de su seminario web en línea y anime a la gente a suscribirse a su boletín de noticias para ser los primeros en saber cuándo está disponible el próximo. Para las personas que quieran saber más sobre su empresa después del seminario web, asegúrese de proporcionar enlaces a sus formularios de contacto y páginas de productos relevantes.

Si no está seguro de sobre qué crear su próximo seminario web, empiece a recopilar información. Coloca una encuesta en tu sitio web y en las redes sociales preguntando a los asistentes qué es lo que más les gustaría ver de ti en el futuro. Esta es una forma excelente de empezar a generar ideas, e incluso podría obtener algo de inspiración para su plan de marketing de contenidos.

Crear y organizar el seminario web definitivo

Los seminarios web se están convirtiendo rápidamente en una de las herramientas más valiosas para la participación de la audiencia, el entretenimiento y la educación. La buena noticia para los líderes empresariales es que estos recursos son sorprendentemente fáciles de crear. Una vez que haya aprendido los pasos anteriores, podrá crear una amplia selección de seminarios web increíbles en muy poco tiempo.

¿Le apetece ir directamente al grano? Encuentre el mejor software para seminarios web para sus necesidades con nuestra guía del comprador.

Rebekah Carter

Rebekah Carter es una experimentada creadora de contenidos, reportera de noticias y bloguera especializada en marketing, desarrollo empresarial y tecnología. Su experiencia abarca desde la inteligencia artificial hasta el software de marketing por correo electrónico y los dispositivos de realidad extendida. Cuando no está escribiendo, Rebekah pasa la mayor parte de su tiempo leyendo, explorando la naturaleza y jugando.

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