Cuando las personas escuchan las palabras "procesamiento de nómina", lo primero que les viene a la mente es un montón de números.
Hay muchos cálculos numéricos involucrados cuando procesa la nómina, pero hay muchos otros factores que conforman el proceso de pago de los salarios de las personas.
Los cálculos para la nómina pueden significar que necesita la ayuda de un contador de nómina, ya que se especializan en ese proceso. Sin embargo, el procesamiento de nóminas no siempre significa cálculos grandes y complejos y la contratación de contadores. Muchas organizaciones, especialmente las pequeñas empresas, solo necesitan un proceso de nómina efectivo.
Comprender cómo procesar la nómina
¿Qué es el procesamiento de nómina?
En cualquier empresa comercial, hay personas que trabajan detrás de escena, así como aquellas que están orientadas al cliente. Contribuyen a mantener los beneficios empresariales que ingresan a la empresa.
También hay otros departamentos dentro de una empresa, como el departamento de contabilidad, que se encargan de los aspectos financieros. Y, por supuesto, el departamento de recursos humanos que se asegura de que los empleados en todos los niveles de la empresa cumplan con las normas laborales en su país de operaciones. No importa cuán grande o pequeña sea la empresa, todos los empleados tienen derecho a un salario y otros beneficios. Aquí es donde entra en juego el procesamiento de la nómina.
Procesar la nómina significa pagar a los empleados en una organización empresarial. Esto cubre todo el proceso de pago a los empleados, desde el cálculo de cuánto ganaron y las deducciones, hasta el momento en que reciben sus pagos. Específicamente, el procesamiento de nómina implica lo siguiente:
- Cálculo del salario bruto del empleado para el período de nómina (semanal, quincenal, mensual)
- Retenciones de deducciones, como pagos de préstamos y pagos de seguridad social
- Presentación de impuestos sobre la nómina
- Distribución del salario neto a los empleados
El procesamiento de la nómina es un aspecto importante de cualquier negocio porque el pago regular y fluido es un factor muy importante en la retención de empleados.
Los 8 sencillos pasos del procesamiento de nómina
Dependiendo del tamaño de la empresa, el proceso de nómina se puede realizar de forma manual o con un sistema automatizado. Una empresa también puede externalizar el procesamiento de la nómina y contratar a terceros independientes para procesar su nómina. Independientemente del método, la nómina debe cumplir con las normas laborales y salariales del país de operaciones de la empresa. Aquí hay ocho sencillos pasos para procesar la nómina de su empresa:
Paso 1: Establezca su negocio como empleador
Antes de que se le permita emplear personas para su negocio, primero debe ser reconocido por su estado y país como empleador. Debe asegurar la documentación esencial que prueba su calificación como empleador. Se requiere la siguiente documentación para procesar la nómina:
- Número de identificación del empleador federal (EIN)
- Número de identificación de impuestos. Puede verificar si sus identificaciones de impuestos federales y estatales coinciden. De lo contrario, también puede verificar si necesita solicitar su identificación fiscal federal, o si se puede asignar
- Una cuenta en el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales
- Cuenta bancaria para transacciones de nómina. Es muy recomendable que esta cuenta sea únicamente para nómina
- Cuentas estatales de pago electrónico de impuestos si su estado lo requiere
- Seguro de compensación de trabajadores
Asegurar estos documentos importantes es prueba de su cumplimiento con las regulaciones locales y federales con respecto al empleo y es necesario para procesar la nómina.
Paso 2: Configure una política de nómina
El empleo y la nómina no siempre son sencillos. Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse al configurar una política de nómina:
- ¿Con qué frecuencia pagaría a sus empleados? Hay varias frecuencias sobre cuándo los empleadores pagan a sus empleados. Algunos pagan semanalmente, quincenalmente, quincenalmente o mensualmente y, por lo tanto, deberán procesar la nómina según esta frecuencia.
- ¿Qué tipo de empleados está contratando? Los empleados pueden ser contratados para trabajar a tiempo completo oa tiempo parcial. Algunos empleados también están exentos de hacer horas extras, mientras que otros no.
- ¿Cómo controlará el tiempo de trabajo de sus empleados? Piense si los salarios de sus empleados se basarán en la cantidad de horas que trabajaron o en una tasa de pago fija. Si se basa en horas, decida cómo usted o sus empleados pueden realizar un seguimiento del total de horas trabajadas durante un período de pago.
- ¿Proporcionará a sus empleados beneficios como seguro médico? Además de los beneficios exigidos por el gobierno federal, puede ofrecer a sus empleados otros beneficios deducibles de su salario bruto. Por ejemplo, algunas corporaciones tienen planes de compra de acciones para empleados que les permiten comprar acciones de la compañía a un precio con descuento. El precio de compra de las acciones se deduce del salario bruto del empleado participante.
- ¿Qué empleados están obligados a pagar impuestos y cuáles no? Dado que los salarios no son iguales, algunos empleados deben pagar impuestos y otros no. Debe determinar qué empleados deben pagar y con qué frecuencia debe pagar esos impuestos.
- ¿Cómo pagará a sus empleados?? Hay varias formas de distribuir la nómina a sus empleados. Puede pagarles con cheques, efectivo o hacer un depósito directo en su cuenta bancaria.
- ¿Cómo calculará los empleados y procesará la nómina junto con sus desgloses? Como mencionamos anteriormente, los procesos de nómina varían según el tamaño de la empresa. En las siguientes tres secciones, descubrirá los tres métodos de procesamiento de nómina.
Procesamiento manual de nómina
Para procesar la nómina manualmente, debe calcular el salario bruto, las deducciones y el salario neto sin la ayuda de un software. Por lo general, las empresas procesan la nómina manualmente en papel o mediante una hoja de cálculo digital. Si usted es una pequeña empresa con una pequeña cantidad de empleados, existe una alta probabilidad de que adopte un sistema de procesamiento de nómina manual, ya que es más económico que los planes de nómina o la subcontratación.
Outsourcing
Hoy en día, muchas empresas subcontratan algunos de sus procesos comerciales, incluido el procesamiento de nóminas. Puede contratar a un contador de nómina independiente o incluso subcontratar a empresas que brinden servicios de procesamiento de nómina. Esto puede disminuir su estrés y permitirle concentrarse en otros aspectos de su negocio.
Software de procesamiento de nómina/automatizado
Para las empresas que deseen procesar la nómina internamente, implementar software de nómina es la mejor ruta. Puede comprar software de procesamiento de nómina de varias empresas de tecnología, todas las cuales cubren una amplia gama de servicios, desde asistencia básica de nómina hasta servicios de recursos humanos y seguimiento del tiempo de trabajo.
Paso 3: Contratación y recolección de documentos de nómina de empleados
Ahora que ha establecido su negocio como empleador, es hora de que encuentre a las personas que pueden agregar valor a su organización. Antes de que sus empleados recién contratados puedan comenzar a trabajar, debe recopilar documentos que son esenciales para procesar la nómina que cumple con el cumplimiento del gobierno federal. Estos documentos incluyen lo siguiente:
Formulario W-4, Certificado de retención del empleado
Esta forma contiene información fiscal de los empleados. Le indica la tasa impositiva que debe usar para su empleado, lo que lo ayuda a deducir la cantidad correcta de impuestos federales sobre la renta de su salario bruto. Tenga en cuenta que debe pedir a sus empleados que completen un nuevo formulario cada vez que cambien sus circunstancias personales o financieras. Algunos estados tienen sus propios formularios W-4 que puede recopilar y almacenar para sus empleados.
Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo
Aunque el mercado laboral es enorme, no todos los solicitantes son elegibles para trabajar. Para que pueda verificar si su talento recién adquirido está legalmente calificado para trabajar, debe pedirles que llenar el Formulario I-9. Su empleado potencial debe completar el formulario en su primer día de trabajo. Como empleador, también debe completar la Sección 2 del formulario dentro de los tres días hábiles. No está obligado a enviar un Formulario I-9 debidamente completado al gobierno a menos que un representante autorizado lo solicite.
información bancaria
Si su política de nómina incluye un depósito directo como forma de pago, necesitará la información bancaria de sus empleados. Algunas empresas también piden a sus empleados que abran una cuenta de nómina con un banco preferido. También puede obtener la información bancaria de sus empleados a través de un cheque anulado. Sin embargo, esto solo puede aplicarse a casos específicos.
formularios de seguro medico
Algunas empresas ofrecen beneficios de seguro médico a sus empleados. Sin embargo, no puede deducir ninguna cantidad de primas de seguro de su salario bruto sin su autorización por escrito. Una vez que pueda obtener estos documentos, debe registrar su
Paso 4: recopilar, revisar y aprobar hojas de tiempo
Ahora que ha asegurado todo el papeleo previo al empleo, es el momento para el trabajo real. La necesidad de una hoja de tiempo dependerá de su base de pago a sus empleados. Algunos trabajos tienen un salario fijo para cada período de nómina. En estos casos, las hojas de tiempo son simplemente para la visibilidad. Sin embargo, si su política de nómina indica una tarifa por hora, la revisión y aprobación de las hojas de horas de los empleados son cruciales para la forma en que procesa la nómina.
La revisión y aprobación de las hojas de tiempo también depende del tipo de procesamiento de nómina que esté implementando su empresa. Si opta por procesar la nómina de forma manual, sus empleados suelen utilizar tarjetas de tiempo en papel donde pueden anotar su hora de inicio, los descansos tomados durante el día, incluida la hora del almuerzo, y su hora de finalización. Las pausas para el almuerzo, sin embargo, no se cuentan ni se pagan. Cuando llega el final del período de nómina, su equipo de nómina debe sumar las horas y verificar si hay algún error. Una vez que haya verificado que las tarjetas de tiempo son correctas, puede transcribirlas a sus registros de nómina.
Por otro lado, si su empresa utiliza un sistema de nómina automatizado, lo más probable es que sus registros de horas sean digitales y estén listos para cargarse en su software de nómina. No importa qué tipo de servicio de procesamiento de nómina utilice, es importante mantener las tarjetas de tiempo de los empleados precisas y verificadas.
Paso 5: Cálculo de la nómina de empleados
Ahora que sabe cuántas horas trabajaron sus empleados, es hora de que calcule el salario bruto y las deducciones de sus empleados.
Cálculos de salario bruto
El salario bruto son las ganancias totales de sus empleados durante el período de nómina antes de cualquier deducción. Esto significa que esta es la cantidad monetaria equivalente que sus empleados trabajaron durante todo el período de nómina.
Simplemente sume el tiempo que trabajaron sus empleados y multiplique la respuesta por sus tarifas por hora al calcular el salario bruto. Las horas de tiempo regular variarán, pero lo habitual es hasta 40 horas de trabajo en una semana. Tenga en cuenta que el pago de horas extras también se incluye en el salario bruto y, por lo general, es 1.5 veces más que la tarifa de pago por hora regular de sus empleados.
Deducciones del salario bruto y de los impuestos sobre la nómina
Los empleados no recibirán el 100% de sus ganancias totales en un período de nómina. Esto se debe a que existen beneficios y gastos atribuidos a sus ganancias, los cuales son deducibles de sus ganancias totales. Aquí hay una lista de las deducciones comunes:
- Beneficios exigidos por el gobierno, como el Seguro Social y Medicare
- impuesto federal de desempleo
- Deducciones basadas en los beneficios que ofreces a tus empleados como planes de compra de acciones y seguro médico
- Deducciones de impuestos sobre propinas e incentivos para empleados, si corresponde
- Deducciones misceláneas como gastos de uniformes y gastos de equipo de trabajo de sus empleados
En el cálculo de la nómina, debe sumar todas estas deducciones para calcular las deducciones brutas para el período de nómina. Sin embargo, aún puede mostrar un desglose de estas deducciones a sus empleados para que sepan qué beneficios están recibiendo.
Salario neto
Ahora que conoce el salario bruto y las deducciones brutas de sus empleados para el período de pago, es hora de calcular la cantidad que realmente van a recibir. Esto se llama salario neto y se calcula simplemente restando las deducciones brutas del salario bruto.
Paso 6: Distribución del pago neto a sus empleados y pago de impuestos y otros beneficios
Una vez que pueda determinar el salario neto de sus empleados, así como sus deducciones brutas para el período de nómina, ahora debe pagar a sus empleados, agencias de impuestos y proveedores de beneficios.
El pago de los impuestos sobre la nómina y los beneficios de los empleados generalmente tienen un cronograma específico. Por ejemplo, las primas de seguros y las contribuciones a la seguridad social suelen pagarse mensualmente. Por otro lado, los impuestos sobre la nómina generalmente se pagan trimestralmente. Al pagar las agencias de impuestos y los proveedores de beneficios, pagará las cantidades que retuvo de las ganancias brutas de sus empleados. Algunos pagos de beneficios tienen una parte del empleador, por lo que también debe pagarlos.
Al pagar a sus empleados, es importante cumplir con su programa de pago designado. Este cronograma se determina en el Paso 2 cuando configura una política de nómina. Aquí hay algunas formas comunes de distribuir el salario neto de los empleados para cada período de pago:
- Cheques enviados a domicilio de sus empleados o repartidos en la oficina
- Depósitos directos
- Tarjetas prepagas cargadas únicamente por su salario neto
- Monederos móviles en los que puede depositar su salario neto
- efectivo
Algunos estados requieren que se entregue a sus empleados una declaración de pago o un comprobante de pago todos los días de pago. Esto puede ser en formato impreso o electrónico. Estos extractos de pago contienen información sobre cómo se calculó el salario neto o el salario neto de sus empleados. Lo que significa que debe proporcionar detalles sobre lo que afectó su salario neto, incluida su tarifa por hora, el total de horas trabajadas, incluidas las horas extra, y sus beneficios deducibles.
Paso 7: Los informes de impuestos sobre la nómina de fin de año
El trabajo es interminable, al igual que su nómina. Las regulaciones fiscales requieren que prepare informes de impuestos sobre la nómina de fin de año y los distribuya a sus empleados. El informe de nómina de fin de año de cada empleado o el Formulario W-2 deben mostrar sus ingresos totales e impuestos pagados durante el período. También deben recibir sus formularios W-2 antes del 31 de enero del año siguiente de acuerdo con las leyes fiscales.
Paso 8: actualice sus registros de nómina y almacene todos los documentos de respaldo para la nómina
Una vez que haya pagado a sus empleados por el período de nómina, debe actualizar sus registros de nómina. Estos registros deben reflejar todos los detalles importantes con respecto a sus transacciones de nómina e impuestos más recientes, que incluyen algunos, si no todos, de los siguientes:
- Monto retenido por impuestos federales sobre la nómina
- Importe retenido por cotizaciones a la seguridad social
- Impuestos de Medicare del pago de los empleados
- Cualquier contribución fiscal que haya hecho
Actualizar sus registros de nómina es importante ya que significa el cumplimiento de las leyes laborales federales, así como las leyes fiscales. Además, es muy recomendable que conserve sus documentos de nómina en caso de disputas salariales con los empleados o una revisión del IRS. Los documentos de nómina que debe conservar incluyen, entre otros, los siguientes:
- Tarjetas de tiempo
- Talones de pago
- Documentación sobre aumentos de sueldo, así como otros detalles relacionados con el aumento.
¿Cuánto tiempo tarda el procesamiento de la nómina?
La duración del procesamiento de la nómina varía de una empresa a otra, según el número de empleados y el tipo de método de nómina que adopten. Por lo general, el procesamiento de la nómina demora algunas horas, pero si su empresa procesa la nómina manualmente, esto llevará más tiempo.
Si su empresa utiliza servicios de nómina y software de empresas tecnológicas, ahorrará tiempo. La mayoría del software de nómina ya incluye cálculos de impuestos sobre la nómina que pueden llevar una gran cantidad de tiempo si se realizan manualmente.
Solo toma poco tiempo, tres días como máximo, para que los empleados reciban su pago una vez que haya enviado su nómina terminada.
Su negocio, sus empleados y la nómina
El procesamiento de la nómina no es una tarea fácil. Debe tener en cuenta las diferentes leyes laborales, así como las leyes fiscales para mantener su negocio en conformidad. Sin embargo, hay pasos que puede seguir para facilitar el procesamiento de su nómina, que enumeraremos nuevamente a continuación:
- Establece tu negocio como empleador
- Configurar una política de nómina
- Recopile los documentos de nómina de los empleados recién contratados
- Recopile, revise y apruebe hojas de tiempo
- Calcule el salario bruto, las deducciones brutas y el salario neto de los empleados
- Pago de sueldos y salarios a empleados y agencias de pago de impuestos y proveedores de beneficios
- Preparar los informes de impuestos sobre la nómina de fin de año.
- Actualice los registros de nómina y conserve los documentos de nómina
Todos estos pasos lo ayudan a cumplir con ciertas regulaciones de nómina establecidas por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y el Departamento de Trabajo (DOL).
También puede subcontratar proveedores de servicios de nómina para que el procesamiento de su nómina requiera menos tiempo y sea más fácil. Puede encontrar proveedores de software y soluciones que también ofrecen servicios de nómina. Una vez comprado, su software de nómina se adaptará a su política de nómina y tipo de negocio.
Redefina el procesamiento de su nómina con estos pasos y vea lo fácil que puede ser.
Preguntas frecuentes (FAQ) sobre cómo procesar la nómina
P: ¿Con qué frecuencia debe procesar la nómina?
Esto dependerá de la frecuencia con la que pretenda pagar a sus empleados, dependiendo de si paga semanal, quincenal, bimensual o mensual. Básicamente, debe procesar la nómina en función de cuál es su cronograma de nómina acordado.
P: ¿Cuáles son mis opciones para pagar a mis empleados?
Tienes numerosas opciones. Los más comunes incluyen la distribución de la nómina mediante cheque, depósitos bancarios directos o mediante una tarjeta de pago. Sin embargo, tenga en cuenta que existen reglas estrictas en torno a las transferencias de dinero electrónico y otras formas alternativas de pago, que siempre deben seguirse.
P: ¿Se necesitan formularios de impuestos para procesar la nómina?
Esto varía en gran medida según el lugar donde se encuentre y el tamaño de su negocio. Sin embargo, en muchos casos, hay papeleo y documentación básicos necesarios para procesar la nómina que los empleadores deben cumplir.
P: ¿Cuánto tiempo debo mantener los registros de nómina?
La FLSA requiere que los empleadores mantengan registros durante al menos tres años, incluidos documentos, hojas de tiempo y cálculos de salarios. El IRS requiere que las empresas mantengan registros de impuestos sobre la nómina durante al menos cuatro años.
