Software aziendale: la guida definitiva e i 7 strumenti necessari nel 2024

Prenditi cinque secondi per ricordare l'ultima volta che non hai utilizzato la tecnologia, in alcun modo, forma o forma, nelle operazioni quotidiane della tua azienda.

Cinque. Quattro. Tre. Due. Uno.

Tempo scaduto.

Sei venuto in bianco?

Ciò non sorprende poiché la tecnologia ha permeato ogni aspetto, disciplina e funzione di tutte le aziende in tutti i settori e settori, dal marketing alle vendite, all'amministrazione dell'ufficio e alla gestione delle risorse umane.

Inoltre, non sorprende che il mercato del software aziendale abbia visto una crescita di mazze da hockey negli ultimi anni e dovrebbe continuare su una traiettoria ascendente. Progetto esperti un aumento dei ricavi a un tasso di crescita annuale (CAGR 2022-2027) del 7.20%, con un volume di mercato che dovrebbe raggiungere i 344.40 miliardi di dollari entro il 2027. Con alcune stime che addirittura fissano il CAGR al 10%, il software aziendale rappresenta il segmento in più rapida crescita nel spesa IT globale delle aziende.

Negli affari, quando c'è domanda, ci sono bisogni che vengono serviti.

Prima di immergerti nei tipi specifici di software aziendali che possono cambiare il tuo modo di fare affari nel 2022, ecco i principali vantaggi dell'investimento nel software aziendale.

I "perché" del software aziendale: 5 vantaggi chiave spiegati

1. Può farti risparmiare denaro

Fatto: è necessario un esborso di capitale significativo per iniziare a utilizzare il software aziendale.

Secondo un rapporto, il solo costo di implementazione di un software ERP (Enterprise Resource Planning) può essere compreso tra $ 150,000 e $ 750,000 per un'azienda di medie dimensioni.

Anche un dato di fatto: se pianificato a fondo, pianificato in modo ponderato ed eseguito in modo efficiente, i risparmi a lungo termine che raccoglierai superano il costo iniziale.

A esempio reale di azienda manifatturiera l'utilizzo del software ERP ha ridotto i costi operativi del 23% e le spese amministrative del 22% all'anno.

Dato che la maggior parte il software aziendale ha una durata di 15 anni, il software aziendale può ripagarsi da solo nel tempo con un notevole ritorno sull'investimento in aggiunta all'esborso di capitale iniziale.

2. Ti fa risparmiare tempo

Strettamente legato al risparmio sui costi è il risparmio di tempo perché, negli affari, il tempo è denaro.

Uno dei tratti distintivi del software aziendale è l'automazione. Attività, processi e sistemi eseguiti manualmente in passato, che richiedono decine di ore e molto capitale umano, ora possono essere completati da un capo all'altro in un lasso di tempo notevolmente ridotto.

Non sarà solo il tuo reparto IT ad essere risparmiato da noiosi e laboriosi processi manuali: il vantaggio si sente su tutta la linea. Fornitore di software aziendale Strategic Systems Group ha intervistato i dipendenti da diversi reparti di un cliente che servono ed ecco la risposta di un responsabile della produzione: “Ho avuto indietro il mio tempo perché ora posso identificare potenziali problemi con la macchina, prevenire i tempi di fermo e aumentare la qualità del prodotto e la resa prima che si verifichino problemi. Posso anche eseguire la pianificazione della produzione e la manutenzione degli asset in tempo reale, il che prolunga la vita e le prestazioni delle mie apparecchiature. Tutto ciò che prima era un'attività manuale ora è automatizzato e ottimizzato".

Un ecosistema software aziendale ben eseguito ottimizza ogni aspetto della tua attività, rendendo ogni tick del tempo ben speso, il che contribuisce alla produttività, produttività e redditività complessive della tua azienda.

3. Riduce l'errore umano

Errare è umano, come dice il cliché.

Anche il tuo dipendente più meticoloso può commettere errori di tanto in tanto. Quando gli errori si accumulano e si verificano abbastanza frequentemente, possono interrompere i flussi di lavoro, causare incoerenze e compromettere le prestazioni complessive.

Ad esempio, uno degli errori umani più dilaganti con cui le aziende lottano è Perdita di dati. La maggior parte degli studi rileva che una media del 25% di tutti gli incidenti di perdita di dati può essere attribuita a un errore umano, dando verità alla secolare battuta sull'informatica secondo cui "esistono problemi tra una tastiera e una sedia".

È qui che entra in gioco il software aziendale. Con il minimo spostamento di pezzi che richiedono l'intervento umano, il rischio di errore umano è ridotto al minimo. Ulteriori livelli di protocolli di precisione come controlli di qualità programmabili, rilevamento delle discrepanze basati sull'intelligenza artificiale e sistemi di avviso abilitati all'apprendimento automatico riducono significativamente il margine per gli errori umani.

4. Ti offre scalabilità e flessibilità

Se c'è qualcosa che gli ultimi due anni ci hanno insegnato è che tutto è possibile e tutto può cambiare.

Un giorno le operazioni aziendali saranno centralizzate in sedi fisiche. Il giorno successivo, una pandemia globale costringe te e il tuo team a gestire tutto dai vostri uffici domestici.

Non importa quanto grande o piccola sia la tua azienda in questo momento, è probabile che non sarà la stessa in futuro, il che sottolinea l'importanza della scalabilità e della flessibilità. Avere la capacità di rispondere alle mutevoli esigenze aziendali, interne o esterne, riduce anche i tempi di inattività. Questo è importante perché ogni secondo improduttivo equivale a una perdita di opportunità e, cosa più importante, a una perdita di entrate.

Nel 2013, quando Amazon ha subito un'interruzione di 45 minuti, ha perso $ 5 milioni. Oggi, se Amazon dovesse subire la stessa interruzione, perderebbe più di $ 10 milioni. Anche un'interruzione del sito Web può devastare le aziende. Secondo Carrello Elite, un tempo di inattività del sito Web di sei ore può far scivolare la classifica di un sito Web del 30% e i suoi effetti e questo danno alla classifica potrebbero persistere fino a 60 giorni.

La scalabilità e la flessibilità sono difficili da ottenere se si utilizzano processi manuali, in cui le piattaforme vengono eseguite sui dispositivi locali dei dipendenti e in cui i dati sono sparsi in posizioni isolate. Hanno bisogno di agilità e rapida implementazione in tutte le risorse aziendali.

Con il software aziendale scalabile, riduci al minimo i tempi di inattività del sistema ottenendo un'esperienza utente semplificata. Di conseguenza, la tua organizzazione aumenterà il coinvolgimento degli utenti, aumenterà il tasso di fidelizzazione dei clienti e aumenterà le entrate.

5. Aumenta la sicurezza

Divulgazione completa: mentre il software aziendale può migliorare la sicurezza, può anche fungere da punto di ingresso per attacchi informatici e violazioni dei dati.

Diverse vulnerabilità della sicurezza come complessità del sistema, diritti di accesso, aggiornamenti ritardati, problemi di conformità, rischi intrinseci basati sul cloud, autorizzazione del sistema e autenticazione a fattore singolo creano punti di ingresso per hacker e ladri di dati interni ed esterni.

La chiave è mettere la sicurezza al centro di ogni implementazione del software aziendale. Le misure di salvaguardia come l'accesso basato sui ruoli, l'autenticazione a due fattori, il rilevamento degli attacchi giorno zero, la restrizione VPN e i protocolli di autorizzazione, solo per citarne alcuni, sono ora il minimo indispensabile in tutti i software aziendali.

Quando viene lanciato guidato dagli standard di riferimento nella sicurezza dei dati, il software aziendale può fungere da fortezza per proteggere la tua azienda da hacking e violazioni.

10 tipi di software aziendale

Investire nel software aziendale ha vantaggi a breve, medio e lungo termine. Rientrano in diverse categorie, ma ecco i 10 tipi di software aziendali che le aziende incentrate sulla crescita devono considerare questo 2022.

1. Pianificazione delle risorse aziendali (ERP)

Un software per dominarli tutti: questo riassume cos'è un ERP.

Man mano che le aziende crescono, la reazione istintiva è quella di investire in più strumenti e più app. Nel tempo, le aziende si trovano nel mezzo di una rete di piattaforme isolate e disconnesse che rende difficile per i membri del team, i responsabili delle decisioni e le parti interessate integrare tutti gli elementi mobili delle operazioni quotidiane di un'organizzazione.

Ciò porta a un processo decisionale lento, iniziative in silo, discrepanze di dati e incongruenze generali che non solo creano attrito tra gli utenti finali internamente, ma possono anche influire sulla fornitura di servizi o prodotti a clienti e clienti. Questa mancanza di coerenza riduce la produttività, riduce i ricavi e ostacola la crescita.

È qui che entra in gioco l'ERP.

ERP è il software centrale nella maggior parte delle moderne implementazioni di software aziendali. Fonte immagine.

Al centro di tutte le moderne soluzioni software aziendali c'è la pianificazione delle risorse aziendali. Pensalo come un centro di comando da cui vengono gestite le funzioni aziendali principali: vendite, finanza, gestione dei processi aziendali, servizio clienti, gestione dell'inventario, ecc. Integrabile con altri software aziendali, snellisce il flusso di dati, semplifica e automatizza processi e sottoprocessi aziendali complessi e ottimizza le risorse.

I vantaggi di un ERP ben implementato sono di vasta portata, con il 97% delle aziende che segnala operazioni più efficienti, l'86% segnala una migliore visibilità dei dati e rapporti e il 68% cita una migliore crescita e competitività.

2. Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)

Il guru del marketing digitale Ryan Deiss ha affermato che coloro che sono disposti e in grado di spendere di più per acquisire clienti, vincono.

L'acquisizione, la fidelizzazione e la gestione di clienti e clienti sono la linfa vitale di tutte le aziende, indipendentemente dalle dimensioni, dal settore e dalla nicchia. Se si dispone di un budget IT limitato e si deve decidere a quale software aziendale dare la priorità, a Piattaforma CRM dovrebbe essere in cima alla tua lista.

Le aziende che investono in applicazioni CRM beneficiano di una maggiore produttività e risultati delle vendite, maggiore efficacia e responsabilità degli sforzi di marketing e un servizio clienti e supporto più solidi.

Fortunatamente, il CRM ha una delle categorie più mature dell'intero mercato del software, quindi puoi scegliere tra una vasta gamma di soluzioni in base alle tue esigenze e al tuo budget attuali. Qualunque sia la tua scelta, le soluzioni CRM hanno una comprovata esperienza nel produrre risultati positivi, con uno studio che fissa il ROI a $ 8.71 per ogni dollaro speso.

3. Intelligenza aziendale (BI)

Se ti chiediamo di elaborare modelli di previsione dei ricavi per la tua attività basati su coorti interne ed esterne, sai dove cercare i dati? E se sai dove ottenere i dati, quanto tempo pensi che ci vorrà per mettere insieme tutto e trasformare i numeri grezzi in informazioni utilizzabili e attuabili?

Settimane o addirittura mesi forse?

Quando finisci, il panorama è cambiato ancora una volta e i dati rilevanti un paio di settimane fa potrebbero essere ormai vecchie notizie.

È qui che il software di Business Intelligence diventa cruciale.

Secondo i dati, le organizzazioni che utilizzano il software BI hanno una probabilità 5 volte maggiore di prendere decisioni più rapide rispetto a quelle che non lo fanno.

Il software BI gioca un ruolo cruciale nella creazione di organizzazioni basate sui dati. Fonte immagine.

In un clima aziendale estremamente competitivo e in continua evoluzione, le organizzazioni basate sui dati sono organizzazioni più intelligenti. Le organizzazioni più intelligenti prendono decisioni più rapide. Questa agilità e dinamismo aziendale per rispondere rapidamente a nuovi scenari creano opportunità più redditizie e una crescita guidata da informazioni approfondite.

4. Gestione della catena di approvvigionamento (SCM)

Il marchio di cosmetici Revlon ha recentemente fatto notizia quando ha dichiarato bancarotta. Mentre le vendite sono in calo, l'azienda ha citato difficoltà nella catena di approvvigionamento e problemi logistici che hanno impedito la loro capacità di soddisfare le richieste dei clienti.

Questo sfortunato sviluppo mette in evidenza l'importanza di una gestione efficiente della catena di approvvigionamento tra tutte le aziende coinvolte nella produzione. Non puoi fare nulla per fattori esterni al di fuori del tuo controllo, come la recente pandemia di COVID-19 che ha rotto le catene di approvvigionamento in tutto il mondo. A livello globale, si stima che il 12% dei rivenditori abbia riferito pesanti interruzioni della catena di approvvigionamento a causa della pandemia.

Tuttavia, l'ultima cosa che vuoi fare è esacerbare gli effetti di queste condizioni esterne con protocolli di gestione della catena di approvvigionamento mal gestiti.

Oggi è quasi impossibile gestire l'approvvigionamento, lo stoccaggio, la spedizione e la distribuzione da località diverse (a livello nazionale o internazionale), senza un software di gestione della catena di approvvigionamento. Un SCM centralizzato tiene traccia, monitora e ottimizza tutti i componenti cruciali per garantire un flusso costante di forniture per produzione e consegna costanti.

Inutile dire che una solida catena di approvvigionamento ha un effetto diretto sui profitti di un'azienda: ridurre i costi della catena di approvvigionamento dal 9% al 4% può raddoppiare i profitti.

5. Gestione delle risorse umane (HRM)

Puoi avere tutti i pezzi tecnologici più brillanti e aggiornati, ma se i tuoi dipendenti sono disimpegnati, improduttivi e incompetenti, tutti i tuoi investimenti andranno sprecati.

Questo è il motivo per cui il software di gestione delle risorse umane è un elemento importante in un'implementazione olistica del software aziendale. Probabilmente non ha tutti i campanelli e i fischietti, diciamo, di un ERP, di un CRM o persino di Marketing Automation, ma l'HRM non dovrebbe mai essere trascurato.

Dopotutto, le aziende sono unità guidate da persone per servire altre persone, almeno è così che la vediamo ancora.

L'importanza del software HRM è venuta alla ribaltafront recentemente, con la carenza di talenti che un certo numero di paesi sviluppati si trovano ad affrontare. Un rapporto del Federazione nazionale delle imprese indipendenti dipinge un quadro cupo: il 47% delle aziende ha posti di lavoro che faticano a riempire, il più alto degli ultimi 48 anni. Forbes la chiama la "tempesta perfetta della carenza di talenti".

Sebbene l'implementazione di un software HRM non risolverà questo problema di carenza sistemica di talenti, fornirà al tuo dipartimento delle risorse umane un potente strumento per raggiungere più rapidamente candidati qualificati. Pensala come una moderna rete da pesca con steroidi. Il tuo team di reclutamento è in grado di identificare la parte più abbondante del mare di reclutamento, lanciare una rete più ampia e creare offerte migliori per raccogliere i migliori talenti, indipendentemente dal fatto che stiano cercando attivamente un lavoro o meno.

Ma il reclutamento è solo l'inizio. Attualmente, solo il 16% delle aziende utilizza tecnologia di coinvolgimento dei dipendenti. Ciò ha sottolineato il fatto che è necessaria una migliore adozione del software HRM tra le imprese, soprattutto a causa della prova schiacciante che le aziende con una forza lavoro impegnata sono significativamente più produttive, efficienti e redditizie.

6. Automazione del marketing

Arriverà un punto nella tua crescita come azienda in cui le tue precedenti pratiche di marketing non funzioneranno più e dovrai sfruttare la potenza della tecnologia per sostenere le tue migliori pratiche di marketing e innovarne di nuove.

Ad esempio, quando stavi iniziando, probabilmente era comune per te interagire con ogni lead e parlare con i tuoi clienti. Ma quando il tuo database di lead e clienti cresce da 100 a 100,000, è umanamente impossibile rimanere con i tuoi vecchi metodi di marketing.

Spunto per l'automazione del marketing.

Con il marketing come funzione aziendale principale e un motore di crescita per le grandi imprese e persino le startup, il software di automazione del marketing gode del più alto tasso di adozione e continua a crescere con Il 63% delle imprese pianifica per aumentare il budget per l'automazione del marketing quest'anno.

E per buoni motivi.

I statistiche di automazione del marketing parlano da soli: il 78% degli esperti di marketing attribuisce la crescita dei ricavi all'automazione del marketing riducendo i costi generali del 12.2%.

Con una pletora di soluzioni di automazione del marketing tra cui scegliere, la battaglia più grande sta nel modo in cui utilizzi queste tecnologie per amplificare i tuoi messageS. Può sembrare controintuitivo, ma per massimizzare completamente i vantaggi di un software di automazione del marketing, devi fare un passo indietro e consolidare davvero le tue basi di marketing. Ciò comporta l'identificazione della tribù o del pubblico di destinazione ideale, la creazione di una storia che rimarrà, l'inchiodare offerte irresistibili e l'impostazione di massimizzatori di profitto.

L'automazione del marketing entra quindi in scena attraverso l'automazione dei processi, la costruzione di segmenti, le informazioni dettagliate, i test divisi e l'analisi di coorte, solo per citarne alcuni.

In breve, a Software di automazione del marketing produrrà risultati migliori se hai capito i tuoi fondamenti di marketing.

7. Gestione dei processi aziendali (BPM)

Guida una macchina del tempo mentale verso un'epoca in cui eri un dipendente di base in cerca di rimborso per le spese sanzionate dall'azienda che hai sostenuto per un certo periodo di archiviazione. Innanzitutto, è necessario trovare il modulo per farlo o stamparne uno se l'ufficio contabilità è esaurito. Quindi, devi assicurarti la firma del tuo capo, poi la firma del capo dipartimento, quindi l'approvazione del dipartimento finanziario e tutte le altre nozioni intermedie. Prima che tu te ne accorga, hai passato metà del tuo turno a svolgere questo compito banale. Solo per scoprire alla fine della giornata che dovevi rifarlo da capo perché l'ufficiale di approvazione finale vuole che tu specifichi le tue spese in un certo modo.

Questa potrebbe essere un'illustrazione esagerata, oppure no.

In ogni caso, è qui che risiede il valore dell'automazione del Business Process Management. Semplifica, unifica, standardizza e automatizza una serie complessa di processi aziendali che i dipendenti devono affrontare per portare a termine un'attività o un obiettivo. Questo può variare da compiti semplici come prenotare una sala del consiglio per una presentazione o qualcosa di più alto che includa conformità e legale. Crea inoltre migliori percorsi di condivisione e comunicazione dei dati tra i diversi dipartimenti coinvolti in progetti comuni.

Un software BPM catalizza l'efficienza interna attraverso flussi di lavoro automatizzati, creazione di moduli elettronici, approvazioni dinamiche, notifiche automatizzate e monitoraggio dell'attività aziendale e dashboard, tra gli altri.

Non tutti i software aziendali sono uguali: considerazioni chiave

Con le promesse e l'evidente ROI del software aziendale, è facile saltare la pistola e fare shopping di software, solo per provare il rimorso dell'acquirente in seguito.

Ecco alcuni suggerimenti chiave quando si sceglie un software aziendale per garantire i massimi risultati dal proprio investimento.

Perché acquistare un software adatto a 5,000 dipendenti quando non si prevede che la propria attività cresca a quel livello nei prossimi 5 o 10 anni? Non hai bisogno del meglio del meglio, hai solo bisogno del meglio della sua categoria. Una corretta pianificazione è importante. Quali sono le aree della tua attività che sono i centri di profitto più cruciali che trarrebbero vantaggio dall'automazione? Quali aree possono aspettare? Quali sono le tue esigenze attuali e gli attuali obiettivi di business?

ecco una serie di soluzioni software aziendali pronte all'uso che possono essere implementate quasi plug-and-play. Tuttavia, faranno il lavoro? Ti aiuteranno a spingerti a raggiungere il livello successivo di efficienza e crescita che desideri? La regola pratica è che se un software pronto per l'uso non soddisfa il 60% dei tuoi requisiti, una piattaforma personalizzata sarebbe probabilmente un'opzione migliore. Al contrario, non affrontare il problema di avere una soluzione su misura creata semplicemente perché hai le risorse per farlo se una soluzione SaaS è prontamente disponibile.

È facile vedere l'implementazione di un software aziendale come un'impresa per il tuo reparto IT. Ma pensa agli utenti finali e cerca di coinvolgerne il maggior numero possibile. Se stai rinnovando i tuoi strumenti di automazione del marketing, è consigliabile coinvolgere il tuo team di marketing dal brainstorming alla fase di beta-test.

Come accennato, gli affari che hai ora non saranno gli affari che avrai in futuro, questa è solo la natura della bestia. Il tuo software aziendale dovrebbe essere sufficientemente flessibile per adattarsi al flusso e riflusso e alla traiettoria variabile della tua attività.

È probabile che collaborerai con un fornitore per le tue esigenze di software aziendali. Stai essenzialmente entrando in una relazione a lungo termine con questo fornitore e devi esercitare la massima due diligence per trovare la soluzione giusta. Che esperienza hanno al servizio dei clienti nello stesso spazio? Qual è il loro track record in termini di tempi di fermo e risoluzione di potenziali problemi?

Non ci sono regole rigide e veloci. Si tratta di conoscere a fondo la tua attività e come le soluzioni software aziendali possono offrirti il ​​miglior servizio.