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Software per webinar

Come creare e ospitare un webinar? (2022 Guida passo-passo)

Rebekah Carter

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Aggiornato 13 giugno 2021

How to Record a Webinar

È arrivato il momento di imparare a creare e ospitare un webinar?

Da anni i webinar si stanno gradualmente facendo strada nel marketing tradizionale. Comodo, efficace e ricco di valore, il webinar promette una serie di vantaggi sia per le aziende che per i clienti. Le aziende possono mostrare la loro leadership di pensiero e attirare nuovi clienti, mentre i consumatori ottengono informazioni e formazione preziose.

A partire dalla pandemia del 2020, la domanda di webinar ha aumentato drasticamente. Sia gli acquirenti che i consumatori hanno bisogno di accedere a preziose informazioni digitali quando non è possibile interagire di persona. Ecco la guida per trarre vantaggio dalla rivoluzione dei webinar.

Perché creare un webinar?

61% di aziende B2B dicono di utilizzare i webinar come parte della loro strategia di content marketing.

La domanda di webinar è in aumento e offre alle aziende un modo dinamico per entrare in contatto con il proprio pubblico di riferimento a un nuovo livello. Sebbene i webinar richiedano una discreta quantità di tempo per essere pianificati e prodotti, i risultati valgono la pena di essere ottenuti, con a 40% di partecipanti che si trasformano in contatti qualificati.

I webinar offrono agli utenti un'esperienza coinvolgente, in cui possono acquisire conoscenze e approfondimenti preziosi mentre imparano a conoscere meglio il vostro prodotto, servizio o azienda.

Pronti a partecipare? Ecco come creare e ospitare un webinar.

Passo 1: scegliere un argomento interessante

Per prima cosa, è necessario decidere di cosa si occuperà il webinar.

I webinar devono essere coinvolgenti, informativi e rilevanti per il pubblico di riferimento.

Il webinar giusto stimolerà contemporaneamente la curiosità intellettuale dei vostri spettatori e metterà in mostra ciò che vi rende speciali come marchio.

Scegliere un argomento è più semplice di quanto sembri. Iniziare da:

  • Valutare il pubblico: A quali argomenti saranno interessati? Avete delle conversazioni con i clienti che potete esaminare per scoprire punti dolenti o domande comuni? Che cosa è attualmente di tendenza nel vostro settore? L'utilizzo di strumenti come Google Trends e Buzzsumo può aiutarvi ad ampliare le vostre idee.
  • Conoscere il proprio marchio: L'argomento scelto deve essere in linea con il vostro marchio e con le vostre competenze nel settore. Se siete un'azienda che vende social media marketing, non ha senso organizzare un webinar sulle automobili. Assicuratevi che l'argomento sia in linea con la vostra attività.
  • Superare la concorrenza: Non limitatevi a trattare gli stessi argomenti dei vostri concorrenti. Scoprite di cosa parlano le aziende del vostro settore e cercate di colmare le vostre lacune. In alternativa, portate una nuova prospettiva su un concetto cruciale.

Fase 2: trovare gli strumenti giusti per la registrazione dei webinar

La registrazione di un webinar è un processo che richiede l'investimento in una serie di strumenti importanti.

Innanzitutto, avrete bisogno di una telecamera e di un microfono per raccogliere l'audio parlato e il video vostro o del presentatore. Assicuratevi che la telecamera sia di alta qualità, in modo da non distrarre gli spettatori con pixel sfocati o rendere difficile la visione delle informazioni che state condividendo.

L'audio deve essere chiaro e nitido, quindi investite in un microfono con cancellazione del rumore e un filtro pop per ridurre la distorsione. È utile registrare in una stanza luminosa dove non ci siano interruzioni. Una volta preparati i dispositivi fisici:

  • Scegliete un software di cattura dello schermo e di presentazione: Il software per la registrazione di webinar è dotato di vari strumenti semplici per aiutarvi a rendere simile la vostra esperienza formativa. Avrete bisogno di un software che offra la possibilità di esportare i file in una serie di formati e di visualizzare i contenuti in modi diversi. Assicuratevi di imparare a usare il vostro software per webinar prima di iniziare la registrazione.
  • Trovate una piattaforma per webinar: Le piattaforme per webinar sono il luogo in cui è possibile trasmettere i contenuti del webinar. Alcune opzioni sono dotate di elementi come interazioni in live-chat, commenti, download e persino pagine di destinazione per gli utenti che vogliono saperne di più sul webinar. Cercate un servizio con molte funzioni di coinvolgimento e interattive, come la funzione "alza la mano", per coinvolgere gli spettatori nell'esperienza.
  • Scaricare il software di editing: Torneremo su questo punto più avanti, ma software di editing video sarà necessario per rendere il vostro webinar il più professionale possibile. Fortunatamente ci sono tonnellate di prodotti gratuiti e premium tra cui scegliere.

Fase 3: Scegliere il programma

Ora è il momento di decidere quando ospitare il webinar. Scegliere il momento giusto è fondamentale, perché garantisce una maggiore affluenza e una maggiore attenzione per il vostro marchio. La conoscenza del vostro pubblico di riferimento vi darà qualche indicazione sugli orari più adatti.

Potete controllare le analisi del vostro sito web, gli orari di apertura delle e-mail e i rapporti sui social media per vedere quando le persone sono solitamente attive e online. Assicuratevi di sapere da dove si collega il vostro pubblico, in modo da poter adattare il webinar al loro fuso orario.

Secondo ON24, Mercoledì e giovedì sono spesso i giorni migliori per ospitare webinar. Vale la pena provare uno di questi giorni se non si è sicuri di dove iniziare. Le 11 del mattino sono l'orario più gettonato per l'hosting, seguito dalle 10 del mattino. Cercate di evitare gli orari di punta dei pendolari o gli orari di lavoro se volete che il maggior numero possibile di persone sia online.

Potete anche considerare di rendere disponibile una versione scaricabile del webinar per le persone che potrebbero perdere i primi minuti, per sicurezza.

Scegliete i dati del vostro webinar con sufficiente anticipo, in modo da avere ancora tempo per esercitarvi e creare un'atmosfera positiva per l'evento.

Fase 4: Eseguire la campagna di iscrizione al webinar

Ora è il momento di entusiasmare le persone per il vostro webinar.

Poiché solo fino a 45% di persone che si iscrivono a un webinar partecipano effettivamente, è necessario che il maggior numero possibile di persone sia interessato. Iniziate creando un annuncio nella newsletter per i vostri abbonati esistenti. Offrite uno sconto esclusivo per l'iscrizione o un regalo anticipato a chi si iscrive subito. In questo modo si inizierà immediatamente a generare un po' di interesse per i vostri eventi.

Assicuratevi di includere opportunità per i vostri clienti esistenti di invitare anche altri partecipanti della loro cerchia sociale e professionale. Le segnalazioni sono un ottimo modo per attirare l'attenzione.

Il prossimo, creare una pagina di destinazione per il vostro webinar. Deve illustrare l'argomento del webinar (senza svelare troppo), le informazioni sul costo e sul luogo in cui si terrà, e molti spunti sui vantaggi della partecipazione.

L'ideale sarebbe iniziare a promuovere questa landing page su tutti i canali il prima possibile, compresi i social media, i blog degli ospiti e il vostro sito web. Date alle persone un motivo per iscriversi e chiedete loro di inserire il proprio indirizzo e-mail, in modo da tenerle informate nel periodo che precede la data.

Potete aumentare le vostre possibilità di iscrizione con:

  • Benefici tangibili: Utilizzate recensioni di webinar precedenti, casi di studio e statistiche per mostrare ai partecipanti i vantaggi misurabili che otterranno partecipando.
  • Magneti per i lead: Offrite qualcosa di gratuito solo per l'iscrizione, come un eBook o una lista di controllo che l'utente può portare con sé al webinar.
  • FOMO: utilizzate conti alla rovescia, offerte a tempo limitato e spazi limitati per sfruttare la paura di perdersi.

Fase 5: Preparatevi!

Quando la data del webinar si avvicina sempre di più, è importante assicurarsi di essere ben preparati. Ci sono molti modi per rafforzare la vostra sicurezza in tempo per l'evento e ridurre il rischio che le cose vadano male. Per esempio, è sempre una buona idea avere una sceneggiatura per il vostro webinar.

Anche se volete che l'evento risulti informale e rilassato, il vostro copione vi impedirà di partire per la tangente. È il modo in cui vi assicurate di trattare gli argomenti più importanti che il pubblico vuole conoscere. Esercitatevi con amici e colleghi per capire se manca qualcosa prima del giorno dell'evento.

Altri modi per prepararsi sono:

  • Test dell'audio e del video: Assicuratevi che tutto sia perfetto prima dell'evento. Pensate all'illuminazione della sala e alla facilità di vedervi. Ci saranno persone che camminano e fanno rumore se siete in casa? Che tipo di sfondo vedranno i partecipanti quando si collegheranno?
  • Esplorate la piattaforma: Accedete alla piattaforma webinar scelta e scoprite come funziona tutto. Sapete come presentare i vostri contenuti utilizzando le slideshow disponibili e come impedire ai partecipanti indesiderati di entrare nell'evento?
  • Controllate la velocità di Internet: Assicuratevi di avere la giusta larghezza di banda per trasmettere un webinar senza ritardi o interruzioni. Se si verificano problemi di connessione, è necessario risolverli prima dell'evento.

Se siete nervosi per l'esperienza del webinar, potrebbe essere una buona idea eseguire una versione di prova. In questo modo avrete la possibilità di valutare la vostra presentazione (tramite registrazione) e decidere se siete soddisfatti dell'aspetto e del suono.

Fase 6: ospitare il webinar in modo divertente e coinvolgente

Quando si tratta di imparare il processo di creazione di un webinar, ospitare l'evento vero e proprio è spesso l'esperienza più snervante. La cosa principale da fare è mantenere l'esperienza il più possibile coinvolgente per il pubblico, in modo che si diverta.

Iniziate salutando i partecipanti. Per rompere il ghiaccio in questa sessione iniziale, potreste utilizzare strumenti webinar accattivanti come sondaggi e questionari, o semplicemente introdurre l'argomento di cui parlerete in modo entusiasmante. Ricordate al pubblico i vantaggi della partecipazione.

Se state gestendo un'esperienza di apprendimento, potreste coinvolgere maggiormente il pubblico mettendo da parte dei periodi di tempo in cui li dividete in gruppi di lavoro e chiedete loro di trovare delle risposte alle sfide. Questo è un ottimo modo per assicurarsi che i partecipanti ai vostri webinar prendano effettivamente degli appunti.

Altri modi per divertirsi nel webinar sono i seguenti:

  • Essere spontanei: Condividete i vostri aneddoti e le vostre storie per rendere la conversazione più autentica e chiedete alle persone di partecipare e dare il loro feedback a certe idee. Molti webinar consentono anche di condividere il palco con i partecipanti, trasformandoli in co-conduttori temporanei che possono discutere i concetti con voi.
  • Ospiti a sorpresa: Organizzate la visita di alcuni ospiti a sorpresa. Potrebbero essere membri del personale che hanno prospettive uniche da offrire, oppure influencer con cui state lavorando nel vostro spazio.
  • Ospitare concorsi: Stimolate le persone organizzando concorsi e omaggi. Un rapido quiz alla fine di un webinar potrebbe essere un ottimo modo per determinare quante persone hanno prestato davvero attenzione, generando al contempo un'eco del vostro evento.
  • Utilizzare slide decks e presentazioni: Assicuratevi di avere molti dati e approfondimenti visivi da condividere. La maggior parte degli strumenti per webinar dispone di modalità di presentazione che consentono di mostrare la vostra idea in formato diapositiva.

Fase 7: modifica, ritaglio e miglioramento della registrazione del webinar

Una volta terminato l'evento webinar dal vivo, è il momento di trasformare l'esperienza in qualcosa da condividere online. Caricate il software di editing video e pensare a come suddividere il webinar in segmenti di valore per il pubblico.

Potreste eliminare parti come il segmento delle domande e risposte del pubblico se non è rilevante per gli altri clienti e concentrarvi invece sulle sezioni di spiegazione. Riducete tutto ciò che non è utile e assicuratevi che la registrazione del webinar abbia un aspetto professionale.

La maggior parte degli strumenti di editing vi aiuterà a gestire aspetti come il raddrizzamento dell'inquadratura e la rimozione degli occhi rossi. Potete anche sovrapporre effetti e transizioni a diversi segmenti. Durante l'editing, cercate frammenti del webinar da utilizzare per ispirare futuri post o video del blog. Vale anche la pena di creare dei frammenti da condividere sui social media e nelle attività di email marketing.

Questi "pezzi" saranno utili anche per generare entusiasmo per il vostro prossimo evento webinar. Potrete dare alle persone un'idea di cosa aspettarsi.

Fase 8: Pubblicare e imparare

Quando il webinar modificato è perfetto, pubblicatelo con la vostra piattaforma webinar.

Sta a voi decidere come distribuire questa versione modificata al pubblico. Potreste chiedere alle persone di iscriversi per avere la possibilità di vedere la versione completa, in modo da raccogliere più indirizzi e-mail per potenziali contatti. Un webinar può essere un eccellente magnete per i contatti.

In alternativa, potreste semplicemente inserire delle sezioni del webinar sul vostro sito web, in modo che le persone possano consultarle nel loro tempo libero. Qualunque cosa decidiate di fare con i contenuti dei vostri webinar evergreen, assicuratevi di avere un sistema per monitorare i risultati dei vostri sforzi.

Prestate attenzione a metriche come il volume di iscrizioni, il numero di download e i livelli di coinvolgimento: quante persone guardano l'intero webinar e quante si concentrano solo su una certa parte? Se le persone non guardano l'intero webinar, dove si sta perdendo il loro interesse?

Le informazioni raccolte in questo webinar vi aiuteranno a migliorare i vostri sforzi la prossima volta. Potreste anche imparare qualcosa di più sul vostro pubblico, in modo da sapere a chi rivolgervi la prossima volta.

Fase 9: Mantenere il coinvolgimento delle persone

Quando il vostro il webinar è terminatoe avete pubblicato online i vostri contenuti evergreen - il vostro lavoro non è finito. Oltre a valutare le metriche per migliorare i contenuti la prossima volta, potete anche chiedere ai partecipanti di darvi il loro feedback con recensioni e testimonianze.

Questi vi offriranno una preziosa visione di ciò che ha funzionato nel vostro webinar e vi daranno anche una prova sociale da condividere nella vostra prossima pagina di iscrizione.

Condividete online frammenti del vostro webinar e incoraggiate le persone a iscriversi alla vostra newsletter per essere i primi a sapere quando sarà disponibile il prossimo. Per le persone che vogliono saperne di più sulla vostra azienda dopo il webinar, assicuratevi di fornire i link ai vostri moduli di contatto e alle pagine dei prodotti rilevanti.

Se non siete sicuri di cosa creare il vostro prossimo webinar, iniziate a raccogliere informazioni. Mettete un sondaggio sul vostro sito web e sulle pagine dei social media chiedendo alle persone cosa vorrebbero vedere da voi in futuro. Questo è un modo eccellente per iniziare a generare idee, e potreste anche trarre ispirazione per il vostro piano di content marketing.

Creare e ospitare il webinar definitivo

I webinar si stanno rapidamente affermando come uno degli strumenti più preziosi per il coinvolgimento del pubblico, l'intrattenimento e la formazione. La buona notizia per i leader aziendali è che questi strumenti sono anche sorprendentemente facili da creare. Una volta appresi i passaggi sopra descritti, creerete in poco tempo un'ampia selezione di webinar straordinari.

Avete voglia di andare subito al sodo? Trova il miglior software per webinar per le vostre esigenze con la nostra guida all'acquisto.

Rebekah Carter

Rebekah Carter è un'esperta creatrice di contenuti, giornalista e blogger specializzata in marketing, sviluppo aziendale e tecnologia. La sua esperienza spazia dall'intelligenza artificiale al software di email marketing e ai dispositivi di realtà estesa. Quando non scrive, Rebekah trascorre la maggior parte del suo tempo leggendo, esplorando i grandi spazi aperti e giocando.

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