È giorno di paga! Come elaborare le buste paga in 8 semplici passaggi (2024)

Quando le persone sentono le parole "elaborazione delle buste paga", la prima cosa che viene in mente è una sfilza di numeri.

Quando si elabora il libro paga, sono coinvolti molti scricchiolii numerici, ma ci sono molti altri fattori che costituiscono il processo di pagamento degli stipendi delle persone.

I calcoli per le buste paga possono significare che è necessario l'aiuto di un contabile delle buste paga, poiché è specializzato in quel processo. Tuttavia, l'elaborazione delle buste paga non significa sempre calcoli grandi e complessi e l'assunzione di contabili. Molte organizzazioni, in particolare le piccole imprese, hanno solo bisogno di un processo di gestione delle paghe efficace.

Capire come elaborare le buste paga

Che cos'è l'elaborazione delle buste paga?

In qualsiasi impresa, ci sono persone che lavorano dietro le quinte così come quelle che si trovano a contatto con i clienti. Contribuiscono a mantenere i profitti aziendali che entrano in azienda.

Ci sono anche altri dipartimenti all'interno di un'azienda, come l'ufficio contabilità, che si occupano degli aspetti finanziari. E, naturalmente, il dipartimento delle risorse umane che assicura che i dipendenti a tutti i livelli dell'azienda rispettino le normative sul lavoro nel loro paese in cui operano. Non importa quanto grande o piccola sia l'azienda, tutti i dipendenti hanno diritto a uno stipendio e ad altri vantaggi. È qui che entra in gioco l'elaborazione delle buste paga.

Elaborare le buste paga significa pagare i dipendenti in un'organizzazione aziendale. Questo copre l'intero processo di pagamento dei dipendenti, dal calcolo di quanto hanno guadagnato e le eventuali detrazioni, al momento in cui ricevono i pagamenti. In particolare, l'elaborazione delle buste paga prevede quanto segue:

• Calcolo della retribuzione lorda del dipendente per il periodo di busta paga (settimanale, bisettimanale, mensile)
• Ritenute alla fonte, come pagamenti di prestiti e pagamenti di previdenza sociale
• Presentazione delle imposte sui salari
• Distribuzione della retribuzione netta ai dipendenti

L'elaborazione delle buste paga è un aspetto importante di qualsiasi azienda perché il pagamento regolare e regolare è un fattore enorme nella fidelizzazione dei dipendenti.

Gli 8 semplici passaggi dell'elaborazione delle buste paga

A seconda delle dimensioni dell'azienda, il processo di gestione delle paghe può essere eseguito manualmente o con un sistema automatizzato. Un'azienda può anche esternalizzare l'elaborazione delle buste paga e assumere terze parti indipendenti per elaborare le proprie buste paga. Indipendentemente dal metodo, il libro paga deve essere conforme alle normative sul lavoro e sugli stipendi del paese in cui l'azienda opera. Ecco otto semplici passaggi per elaborare il libro paga della tua azienda:

Passaggio 1: stabilisci la tua attività come datore di lavoro

Prima di poter assumere persone per la tua attività, devi prima essere riconosciuto dal tuo stato e dal tuo paese come datore di lavoro. È necessario assicurarsi i documenti essenziali che dimostrano la propria qualifica di datore di lavoro. Per elaborare le buste paga sono necessari i seguenti documenti:

• Numero di identificazione del datore di lavoro federale (EIN)
• Codice fiscale. Puoi verificare se i tuoi ID fiscali federali e statali corrispondono. In caso contrario, puoi anche verificare se devi richiedere il tuo codice fiscale federale o se può essere assegnato
• Un conto con il sistema elettronico di pagamento delle tasse federale
• Conto bancario per le transazioni di buste paga. È altamente consigliabile che questo account sia esclusivamente per il libro paga
• Conti di pagamento delle tasse elettroniche statali se il tuo stato lo richiede
• Assicurazione contro i lavoratori

La protezione di questi importanti documenti è la prova della tua conformità alle normative locali e federali in materia di occupazione ed è necessaria per elaborare le buste paga.

Passaggio 2: impostare una politica sui salari

Occupazione e buste paga non sono sempre semplici. Ecco alcune domande che dovresti porti quando imposti una politica sui salari:

• Quanto spesso paghereste i vostri dipendenti? Ci sono varie frequenze su quando i datori di lavoro pagano i loro dipendenti. Alcuni pagano settimanalmente, bisettimanalmente, semestralmente o mensilmente e quindi dovranno elaborare le buste paga a seconda di questa frequenza .
• Che tipo di dipendenti stai assumendo? I dipendenti possono essere assunti per svolgere un lavoro a tempo pieno o part-time. Alcuni dipendenti sono anche esentati dal lavoro straordinario, mentre altri no.
• Come monitorerai l'orario di lavoro dei tuoi dipendenti? Pensa se gli stipendi dei tuoi dipendenti saranno basati sul numero di ore lavorate o su una retribuzione fissa. Se in base alle ore, decidi in che modo tu o i tuoi dipendenti potete tenere traccia delle ore totali lavorate in un periodo di paga.
• Fornirai ai tuoi dipendenti vantaggi come l'assicurazione sanitaria? Oltre ai benefici imposti dalla Confederazione, puoi offrire ai tuoi dipendenti altri vantaggi deducibili dalla loro retribuzione lorda. Ad esempio, alcune società hanno piani di acquisto di azioni dei dipendenti che consentono ai dipendenti di acquistare azioni della società a un prezzo scontato. Il prezzo di acquisto delle azioni viene detratto dallo stipendio lordo del dipendente partecipante.
• Quali dipendenti sono tenuti a pagare le tasse e quali no? Poiché gli stipendi non sono uguali, alcuni dipendenti sono tenuti a pagare le tasse e altri no. Devi determinare quali dipendenti sono tenuti a pagare e con quale frequenza devi pagare tali tasse.
• Come pagherai i tuoi dipendenti? Ci sono vari modi in cui puoi distribuire le buste paga ai tuoi dipendenti. Puoi pagarli tramite assegni, contanti o effettuare un deposito diretto sul loro conto bancario.
• Come calcolerai i dipendenti e elaborerai il libro paga insieme ai suoi guasti? Come accennato in precedenza, i processi di gestione delle retribuzioni variano a seconda delle dimensioni dell'azienda. Nelle prossime tre sezioni, scoprirai i tre metodi di elaborazione delle buste paga.

Elaborazione manuale delle buste paga

Per elaborare manualmente le buste paga, è necessario calcolare la retribuzione lorda, le detrazioni e la retribuzione netta senza l'ausilio di software. Di solito, le aziende elaborano le buste paga manualmente su carta o utilizzando un foglio di calcolo digitale. Se sei una piccola impresa con un numero limitato di dipendenti, c'è un'alta probabilità che adotti un sistema di elaborazione manuale delle buste paga, poiché è più economico dei piani di busta paga o dell'outsourcing.

Outsourcing

Al giorno d'oggi, molte aziende esternalizzano alcuni dei loro processi aziendali, inclusa l'elaborazione delle buste paga. È possibile assumere un contabile indipendente delle buste paga o anche esternalizzare ad aziende che forniscono servizi di elaborazione delle buste paga. Questo può ridurre lo stress e lasciarti concentrare su altri aspetti della tua attività.

Software automatizzato/elaborazione buste paga

Per le aziende che desiderano elaborare internamente le buste paga, implementando software per salari è il percorso migliore. Puoi acquistare software di elaborazione delle buste paga da varie società tecnologiche, che coprono tutte un'ampia gamma di servizi, dall'assistenza di base sulle buste paga ai servizi delle risorse umane e al monitoraggio dell'orario di lavoro.

Passaggio 3: assunzione e raccolta di documenti salariali dai dipendenti

Ora che hai stabilito la tua attività come datore di lavoro, è tempo per te di trovare le persone che possono aggiungere valore alla tua organizzazione. Prima che i tuoi dipendenti appena assunti possano iniziare a lavorare, devi raccogliere i documenti essenziali per elaborare le buste paga che soddisfino la conformità del governo federale. Questi documenti includono quanto segue:

Modulo W-4, certificato di ritenuta d'acconto del dipendente

Questa forma contiene informazioni fiscali sui dipendenti. Ti dice l'aliquota fiscale da utilizzare per il tuo dipendente, aiutandoti a detrarre l'importo corretto dell'imposta federale sul reddito dalla loro retribuzione lorda. Tieni presente che dovresti chiedere ai tuoi dipendenti di compilare un nuovo modulo ogni volta che le loro condizioni personali o finanziarie cambiano. Alcuni stati hanno i propri moduli W-4 che puoi raccogliere e archiviare per i tuoi dipendenti.

Modulo I-9, Verifica dell'idoneità al lavoro

Sebbene il mercato del lavoro sia enorme, non tutti i candidati sono idonei al lavoro. Affinché tu possa verificare se il tuo talento appena acquisito è legalmente qualificato per il lavoro, devi chiederglielo compilare il modulo I-9. Il tuo potenziale dipendente deve compilare il modulo il primo giorno lavorativo. In qualità di datore di lavoro, devi anche compilare la sezione 2 del modulo entro tre giorni lavorativi. Non sei obbligato a inviare un modulo I-9 debitamente compilato al governo a meno che un rappresentante autorizzato non lo richieda.

informazioni bancarie

Se la tua politica sulle buste paga include un deposito diretto come modalità di pagamento, avrai bisogno delle informazioni bancarie dei tuoi dipendenti. Alcune aziende chiedono anche ai propri dipendenti di aprire un conto stipendi presso una banca preferita. Puoi anche ottenere le informazioni bancarie dei tuoi dipendenti tramite un assegno annullato. Tuttavia, ciò può applicarsi solo a casi specifici.

Moduli di assicurazione medica

Alcune aziende offrono vantaggi assicurativi sanitari ai propri dipendenti. Tuttavia, non è possibile detrarre alcun importo per i premi assicurativi dalla loro retribuzione lorda senza la loro autorizzazione scritta. Una volta che puoi ottenere questi documenti, devi registrare il tuo

Passaggio 4: raccolta, revisione e approvazione delle schede attività

Ora che ti sei assicurato tutte le scartoffie pre-assunzione, è il momento del lavoro vero e proprio. La necessità di un foglio presenze dipenderà dalla base della retribuzione dei dipendenti. Alcuni lavori hanno uno stipendio fisso per ogni periodo di retribuzione. In questi casi, le schede attività servono semplicemente per la visibilità. Tuttavia, se la tua politica sulle retribuzioni indica una tariffa oraria, la revisione e l'approvazione delle schede attività dei dipendenti sono fondamentali per il modo in cui elabora le retribuzioni.

La revisione e l'approvazione delle schede attività dipendono anche dal tipo di elaborazione delle buste paga che la tua azienda sta implementando. Se decidi di elaborare manualmente le buste paga, i tuoi dipendenti in genere utilizzano cartellini orari cartacei in cui possono annotare l'ora di inizio, le pause prese durante la giornata, inclusa la pausa pranzo, e l'ora di fine. Le pause pranzo, invece, non vengono conteggiate e non pagate. Al termine del periodo di gestione stipendi, il tuo team di gestione stipendi deve sommare le ore e verificare se ci sono errori. Dopo aver verificato che i cartellini siano corretti, puoi trascriverli nel tuo registro delle buste paga.

D'altra parte, se la tua azienda utilizza un sistema di buste paga automatizzato, i tuoi cartellini saranno molto probabilmente digitali e pronti per essere caricati sul tuo software per salari. Indipendentemente dal tipo di servizio di elaborazione delle buste paga che utilizzi, è importante mantenere i cartellini dei dipendenti accurati e verificati.

Passaggio 5: calcolo delle retribuzioni dei dipendenti

Ora che sai quante ore hanno lavorato i tuoi dipendenti, è tempo che tu calcoli la retribuzione lorda e le detrazioni dei tuoi dipendenti.

Calcolo della retribuzione lorda

La retribuzione lorda è la retribuzione totale dei dipendenti per il periodo del libro paga prima di eventuali detrazioni. Ciò significa che questo è l'importo monetario equivalente che i tuoi dipendenti hanno lavorato per l'intero periodo del libro paga.

Devi semplicemente sommare il tempo che i tuoi dipendenti hanno lavorato e moltiplicare la risposta per le loro tariffe orarie quando calcoli la retribuzione lorda. L'orario di lavoro può variare, ma il solito è fino a 40 ore di lavoro in una settimana. Tieni presente che anche la retribuzione degli straordinari è inclusa nella retribuzione lorda e di solito è 1.5 volte superiore alla normale retribuzione oraria dei tuoi dipendenti.

Detrazioni dalla retribuzione lorda e dalle imposte sui salari

I dipendenti non riceveranno il 100% dei loro guadagni totali in un periodo di busta paga. Questo perché ci sono benefici e spese attribuiti ai loro guadagni, che sono deducibili dal loro guadagno totale. Ecco un elenco delle detrazioni comuni:

• Benefici imposti dal governo come Social Security e Medicare
• Tassa federale di disoccupazione
• Detrazioni basate sui vantaggi che offri ai tuoi dipendenti, come piani di acquisto di azioni e assicurazione sanitaria
• Detrazioni fiscali su mance e incentivi per i dipendenti, se applicabili
• Detrazioni varie come spese uniformi e spese per l'attrezzatura di lavoro dei tuoi dipendenti

Nel calcolo delle retribuzioni, è necessario aggiungere tutte queste detrazioni per calcolare le detrazioni lorde per il periodo di retribuzione. Tuttavia, puoi comunque mostrare una ripartizione di queste detrazioni ai tuoi dipendenti in modo che sappiano quali vantaggi stanno ottenendo.

Retribuzione netta

Ora che conosci la retribuzione lorda dei tuoi dipendenti e le detrazioni lorde per il periodo di paga, è il momento di calcolare l'importo che riceveranno effettivamente. Questa è chiamata retribuzione netta e viene semplicemente calcolata sottraendo le detrazioni lorde dalla retribuzione lorda.

Passaggio 6: distribuzione della retribuzione netta ai dipendenti e pagamento di tasse e altri vantaggi

Una volta che puoi determinare la retribuzione netta dei tuoi dipendenti e le loro detrazioni lorde per il periodo del libro paga, ora dovresti pagare i tuoi dipendenti, le agenzie fiscali e i fornitori di vantaggi.

Il pagamento delle imposte sui salari e dei benefici per i dipendenti di solito ha un programma specifico. Ad esempio, i premi assicurativi e i contributi previdenziali vengono generalmente pagati mensilmente. D'altra parte, le tasse sui salari sono generalmente pagate su base trimestrale. Nel pagare le agenzie fiscali e i fornitori di vantaggi, pagherai gli importi che hai trattenuto dai guadagni lordi dei tuoi dipendenti. Alcuni pagamenti di benefici hanno una quota a carico del datore di lavoro, quindi devi pagare anche quelli.

Quando si pagano i dipendenti, è importante attenersi al programma di pagamento designato. Questa pianificazione è determinata nel passaggio 2 quando si imposta una politica sulle retribuzioni. Ecco alcuni modi comuni per distribuire la retribuzione netta dei dipendenti per ciascun periodo di paga:

• Assegni inviati a casa dei tuoi dipendenti o distribuiti in ufficio
• Depositi diretti
• Carte prepagate caricate esclusivamente per la paga da portare a casa
• Portafogli mobili in cui puoi depositare il loro pagamento netto
• Contanti

Alcuni stati richiedono una dichiarazione di paga o una busta paga da consegnare ai dipendenti ogni giorno di paga. Questo può essere in formato cartaceo o elettronico. Questi estratti conto contengono informazioni su come è stata calcolata la retribuzione netta o la retribuzione da portare a casa dei dipendenti. Ciò significa che è necessario fornire dettagli su ciò che ha influito sulla loro retribuzione da portare a casa, inclusa la tariffa oraria, le ore totali lavorate inclusi gli straordinari e i vantaggi deducibili.

Passaggio 7: i rapporti sulle imposte sui salari di fine anno

Il lavoro è infinito, così come il tuo libro paga. Le normative fiscali richiedono di preparare i rapporti fiscali sui salari di fine anno e di distribuirli ai dipendenti. Il rapporto sulle retribuzioni di fine anno di ciascun dipendente o il modulo W-2 deve mostrare i guadagni totali e le tasse pagate per il periodo. Inoltre, devono ricevere i moduli W-2 entro il 31 gennaio dell'anno successivo in base alle leggi fiscali.

Passaggio 8: aggiorna i record delle buste paga e archivia tutti i documenti giustificativi per le buste paga

Dopo aver pagato i dipendenti per il periodo di retribuzione, è necessario aggiornare i record delle retribuzioni. Questi record devono riflettere tutti i dettagli importanti relativi alle transazioni fiscali e salariali più recenti che includono alcuni, se non tutti, i seguenti:

• Importo trattenuto per le tasse federali sui salari
• Importo trattenuto per contributi previdenziali
• Tasse Medicare dalla retribuzione dei dipendenti
• Eventuali contributi fiscali che hai versato

L'aggiornamento dei registri delle buste paga è importante in quanto significa il rispetto delle leggi federali sul lavoro e delle leggi fiscali. Inoltre, è altamente consigliabile conservare i documenti del libro paga in caso di controversie salariali con i dipendenti o di una revisione dell'IRS. I documenti sulle buste paga che dovresti conservare includono, ma non sono limitati a, quanto segue:

• Timecard
• Buste paga
• Documentazione sugli aumenti salariali, nonché altri dettagli sull'aumento.

Quanto tempo impiega l'elaborazione delle buste paga?

La durata dell'elaborazione delle buste paga varia da un'azienda all'altra, a seconda del numero di dipendenti e del tipo di metodo di gestione delle buste paga che adottano. Di solito, l'elaborazione delle buste paga richiede alcune ore, ma se la tua azienda sta elaborando le buste paga manualmente, l'operazione richiederà più tempo.

Se la tua azienda utilizza servizi di buste paga e software di società tecnologiche, risparmierai tempo. La maggior parte dei software per le buste paga include già i calcoli delle imposte sui salari che possono richiedere molto tempo se eseguiti manualmente.

Ci vuole solo poco tempo, tre giorni al massimo, perché i dipendenti ricevano la loro paga una volta che hai inviato la busta paga finita.

La tua azienda, i tuoi dipendenti e il libro paga

L'elaborazione delle buste paga non è un compito facile. Devi tenere a mente diverse leggi sul lavoro e leggi fiscali per mantenere la tua attività conforme. Tuttavia, ci sono passaggi che puoi intraprendere per semplificare l'elaborazione della tua busta paga, che elencheremo di nuovo di seguito:

1. Stabilisci la tua attività come datore di lavoro
2. Impostare una politica sui salari
3. Raccogliere i documenti paga dai dipendenti appena assunti
4. Raccogli, rivedi e approva le schede attività
5. Calcola la retribuzione lorda dei dipendenti, le detrazioni lorde e la retribuzione netta
6. Pagare gli stipendi e gli stipendi ai dipendenti e pagare le agenzie fiscali e i fornitori di benefici
7. Preparare le relazioni fiscali sui salari di fine anno
8. Aggiorna i registri delle buste paga e conserva i documenti delle buste paga

Tutti questi passaggi ti aiutano a rimanere conforme a determinate normative sulle buste paga stabilite dall'Internal Revenue Services (IRS) e dal Dipartimento del lavoro (DOL).

È inoltre possibile esternalizzare i fornitori di servizi di buste paga per rendere l'elaborazione delle buste paga meno dispendiosa in termini di tempo e più facile. Puoi trovare fornitori di software e soluzioni che offrono anche servizi di buste paga. Una volta acquistato, il tuo software per salari sarà adattato in base alla tua politica sui salari e al tipo di attività.

Ridefinisci l'elaborazione delle buste paga con questi passaggi e scopri quanto può essere facile!

Domande frequenti (FAQ) su come elaborare le buste paga