C'est jour de paie ! Comment traiter la paie en 8 étapes faciles (2024)

Lorsque les gens entendent les mots « traitement de la paie », la première chose qui leur vient à l'esprit est une multitude de chiffres.

Il y a beaucoup de calculs à effectuer lorsque vous traitez la paie, mais il existe de nombreux autres facteurs qui composent le processus de paiement des salaires des gens.

Les calculs de la paie peuvent signifier que vous avez besoin de l'aide d'un comptable de la paie, car ils se spécialisent dans ce processus. Cependant, le traitement de la paie ne signifie pas toujours des calculs importants et complexes et l'embauche de comptables. De nombreuses organisations, en particulier les petites entreprises, ont simplement besoin d'un processus de paie efficace.

Comprendre comment traiter la paie

Qu'est-ce que le traitement de la paie ?

Dans toute entreprise commerciale, il y a des gens qui travaillent dans les coulisses ainsi que ceux qui sont en contact avec les clients. Ils contribuent à maintenir les bénéfices commerciaux entrant dans l'entreprise.

Il existe également d'autres départements au sein d'une entreprise, comme le service comptable, qui s'occupent des aspects financiers. Et bien sûr, le service des ressources humaines qui s'assure que les employés à tous les niveaux de l'entreprise respectent la réglementation du travail dans leur pays d'opérations. Quelle que soit la taille de l'entreprise, tous les employés ont droit à un salaire et à d'autres avantages. C'est là que le traitement de la paie entre en jeu.

Traiter la paie signifie payer les employés d'une organisation commerciale. Cela couvre l'ensemble du processus de paiement des employés, depuis le calcul de leurs gains et des éventuelles déductions, jusqu'au moment où ils reçoivent leurs paiements. Plus précisément, le traitement de la paie comprend les éléments suivants :

• Calcul du salaire brut de l'employé pour la période de paie (hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle)
• Retenues à la source, telles que les remboursements de prêts et les paiements de sécurité sociale
• Dépôt des charges sociales
• Répartition de la rémunération nette aux salariés

Le traitement de la paie est un aspect important de toute entreprise, car un paiement régulier et fluide est un facteur important de rétention des employés.

Les 8 étapes faciles du traitement de la paie

Selon la taille de l'entreprise, le processus de paie peut être effectué manuellement ou avec un système automatisé. Une entreprise peut également externaliser le traitement de la paie et engager des tiers indépendants pour traiter sa paie. Quelle que soit la méthode, la paie doit être conforme à la réglementation du travail et des salaires du pays d'exploitation de l'entreprise. Voici huit étapes simples pour traiter la paie de votre entreprise :

Étape 1 : Établissez votre entreprise en tant qu'employeur

Avant d'être autorisé à employer des personnes pour votre entreprise, vous devez d'abord être reconnu par votre état et votre pays en tant qu'employeur. Vous devez sécuriser les documents essentiels qui prouvent votre qualification en tant qu'employeur. Les documents suivants sont nécessaires pour traiter la paie :

• Numéro d'identification d'employeur fédéral (EIN)
• Numéro d'identification fiscale. Vous pouvez vérifier si vos numéros d'identification fiscale fédéraux et d'État correspondent. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez également vérifier si vous devez demander votre numéro d'identification fiscale fédéral ou s'il peut être attribué.
• Un compte avec le système de paiement électronique de l'impôt fédéral
• Compte bancaire pour les transactions de paie. Il est fortement conseillé que ce compte soit uniquement destiné à la paie
• Indiquez les comptes de paiement électronique des impôts si votre état l'exige
• L'assurance d'indemnisation des travailleurs

La sécurisation de ces documents importants est la preuve de votre conformité aux réglementations locales et fédérales concernant l'emploi et est nécessaire pour traiter la paie.

Étape 2 : Établissez une politique de paie

L'emploi et la masse salariale ne sont pas toujours simples. Voici quelques questions que vous devriez vous poser lors de la mise en place d'une politique de paie :

• À quelle fréquence paieriez-vous vos employés ? Les employeurs paient leurs employés à différentes fréquences. Certains paient de façon hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle et devront donc traiter la paie en fonction de cette fréquence .
• Quel genre d'employés embauchez-vous? Les employés peuvent être embauchés pour effectuer un travail à temps plein ou à temps partiel. Certains salariés sont également dispensés d'effectuer des heures supplémentaires, tandis que d'autres ne le sont pas.
• Comment suivrez-vous le temps de travail de vos employés ? Demandez-vous si les salaires de vos employés seront basés sur le nombre d'heures travaillées ou sur un taux de rémunération fixe. S'il est basé sur les heures, décidez comment vous ou vos employés pouvez suivre le nombre total d'heures travaillées au cours d'une période de paie.
• Offrez-vous à vos employés des avantages tels qu'une assurance maladie ? Outre les avantages obligatoires au niveau fédéral, vous pouvez offrir à vos employés d'autres avantages déductibles de leur salaire brut. Par exemple, certaines sociétés ont des plans d'achat d'actions pour les employés qui permettent aux employés d'acheter des actions de l'entreprise à un prix réduit. Le prix d'achat des actions est déduit du salaire brut de l'employé participant.
• Quels salariés doivent payer des impôts et lesquels ne le sont pas ? Comme les salaires ne sont pas égaux, certains employés doivent payer des impôts, d'autres non. Vous devez déterminer quels employés sont tenus de payer et à quelle fréquence vous devez payer ces impôts.
• Comment allez-vous payer vos employés? Il existe différentes façons de distribuer la paie à vos employés. Vous pouvez les payer par chèques, en espèces ou effectuer un dépôt direct sur leur compte bancaire.
• Comment allez-vous calculer les employés et traiter la paie avec ses ventilations ? Comme nous l'avons mentionné précédemment, les processus de paie varient en fonction de la taille de l'entreprise. Dans les trois prochaines sections, vous découvrirez les trois méthodes de traitement de la paie.

Traitement manuel de la paie

Pour traiter la paie manuellement, vous devez calculer le salaire brut, les retenues et le salaire net sans l'aide d'un logiciel. Habituellement, les entreprises traitent la paie manuellement sur papier ou à l'aide d'un tableur numérique. Si vous êtes une petite entreprise avec un petit nombre d'employés, il y a de fortes chances que vous adoptiez un système de traitement manuel de la paie, car il est moins cher que les plans de paie ou l'externalisation.

Extériorisation

De nos jours, de nombreuses entreprises externalisent certains de leurs processus commerciaux, y compris le traitement de la paie. Vous pouvez embaucher un comptable indépendant ou même sous-traiter à des entreprises fournissant des services de traitement de la paie. Cela peut réduire votre stress et vous permettre de vous concentrer sur d'autres aspects de votre entreprise.

Logiciel de traitement automatisé/paie

Pour les entreprises qui souhaitent traiter la paie en interne, mettre en place logiciel de paie est le meilleur itinéraire. Vous pouvez acheter un logiciel de traitement de la paie auprès de diverses entreprises technologiques, qui couvrent toutes une large gamme de services, de l'assistance de base à la paie aux services RH et au suivi du temps de travail.

Étape 3 : Embauche et collecte des documents de paie des employés

Maintenant que vous avez établi votre entreprise en tant qu'employeur, il est temps pour vous de trouver les personnes qui peuvent ajouter de la valeur à votre organisation. Avant que vos employés nouvellement embauchés puissent commencer à travailler, vous devez collecter les documents essentiels au traitement de la paie qui respectent la conformité du gouvernement fédéral. Ces documents comprennent les éléments suivants :

Formulaire W-4, Certificat de retenue à la source de l'employé

Ce formulaire contient les informations fiscales des employés. Il vous indique le taux d'imposition à utiliser pour votre employé, vous aidant à déduire le montant exact de l'impôt fédéral sur le revenu de son salaire brut. N'oubliez pas que vous devez demander à vos employés de remplir un nouveau formulaire chaque fois que leur situation personnelle ou financière change. Certains États ont leurs propres formulaires W-4 que vous pouvez collecter et stocker pour vos employés.

Formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi

Bien que le marché du travail soit énorme, tous les candidats ne sont pas éligibles pour un emploi. Pour que vous puissiez vérifier si votre talent nouvellement acquis est légalement qualifié pour le travail, vous devez lui demander de remplir le formulaire I-9. Votre employé potentiel doit remplir le formulaire lors de son premier jour ouvrable. En tant qu'employeur, vous devez également remplir la section 2 du formulaire dans les trois jours ouvrables. Vous n'êtes pas obligé d'envoyer un formulaire I-9 dûment rempli au gouvernement, sauf si un représentant autorisé vous le demande.

informations bancaires

Si votre politique de paie inclut un dépôt direct comme mode de paiement, vous aurez besoin des informations bancaires de vos employés. Certaines entreprises demandent également à leurs employés d'ouvrir un compte de paie auprès d'une banque préférée. Vous pouvez également obtenir les informations bancaires de vos employés par le biais d'un chèque annulé. Cependant, cela ne peut s'appliquer qu'à des cas spécifiques.

Formulaires d'assurance médicale

Certaines entreprises offrent des prestations d'assurance maladie à leurs employés. Cependant, vous ne pouvez déduire aucun montant pour les primes d'assurance de leur salaire brut sans leur autorisation écrite. Une fois que vous pouvez obtenir ces documents, vous devez enregistrer votre

Étape 4 : Collecte, révision et approbation des feuilles de temps

Maintenant que vous avez sécurisé tous les documents préalables à l'embauche, il est temps de passer au travail proprement dit. La nécessité d'une feuille de temps dépendra de votre base de rémunération de vos employés. Certains emplois ont un salaire fixe pour chaque période de paie. Dans ces cas, les feuilles de temps sont simplement pour la visibilité. Cependant, si votre politique de paie indique un taux horaire, l'examen et l'approbation des feuilles de temps des employés sont essentiels à la façon dont vous traitez la paie.

L'examen et l'approbation des feuilles de temps dépendent également du type de traitement de la paie que votre entreprise met en œuvre. Si vous choisissez de traiter la paie manuellement, vos employés utilisent généralement des fiches de pointage papier sur lesquelles ils peuvent noter leur heure de début, toutes les pauses prises dans la journée, y compris la pause déjeuner, et leur heure de fin. Les pauses déjeuner, en revanche, ne sont pas comptées et ne sont pas rémunérées. Lorsque c'est la fin de la période de paie, votre équipe de paie doit additionner les heures et vérifier s'il y a des erreurs. Une fois que vous avez vérifié que les feuilles de temps sont correctes, vous pouvez les transcrire dans vos registres de paie.

D'un autre côté, si votre entreprise utilise un système de paie automatisé, vos feuilles de temps seront très probablement numériques et prêtes à être téléchargées sur votre logiciel de paie. Quel que soit le type de service de traitement de la paie que vous utilisez, il est important que les fiches de présence des employés soient exactes et vérifiées.

Étape 5 : Calcul de la masse salariale des employés

Maintenant que vous savez combien d'heures vos employés ont travaillé, il est temps pour vous de calculer le salaire brut et les retenues de vos employés.

Calculs du salaire brut

Le salaire brut est le total des gains de vos employés pour la période de paie avant toute déduction. Cela signifie qu'il s'agit du montant monétaire équivalent que vos employés ont travaillé pendant toute la période de paie.

Vous additionnez simplement le temps de travail de vos employés et multipliez la réponse par leurs taux horaires lors du calcul du salaire brut. Les heures normales varient, mais l'habituel est jusqu'à 40 heures de travail par semaine. Notez que la rémunération des heures supplémentaires est également incluse dans le salaire brut et est généralement 1.5 fois supérieure au taux de rémunération horaire régulier de vos employés.

Retenues sur le salaire brut et charges sociales

Les employés ne recevront pas 100 % de leurs gains totaux au cours d'une période de paie. Cela s'explique par le fait qu'il existe des avantages et des dépenses attribués à leurs revenus, qui sont déductibles de leurs revenus totaux. Voici une liste des déductions courantes :

• Prestations mandatées par le gouvernement telles que la sécurité sociale et l'assurance-maladie
• Impôt fédéral sur le chômage
• Déductions basées sur les avantages que vous offrez à vos employés tels que les plans d'achat d'actions et l'assurance maladie
• Déductions fiscales sur les pourboires et incitatifs des employés, le cas échéant
• Déductions diverses telles que frais d'uniforme et frais d'équipement de travail de vos employés

Dans le calcul de la paie, vous devez additionner toutes ces retenues pour calculer les retenues brutes pour la période de paie. Cependant, vous pouvez toujours montrer une ventilation de ces déductions à vos employés afin qu'ils sachent quels avantages ils obtiennent.

Salaire net

Maintenant que vous connaissez le salaire brut et les retenues brutes de vos employés pour la période de paie, il est temps de calculer le montant qu'ils vont réellement recevoir. C'est ce qu'on appelle le salaire net et il est simplement calculé en soustrayant les retenues brutes du salaire brut.

Étape 6 : Répartition du salaire net à vos employés et paiement des impôts et autres avantages

Une fois que vous pouvez déterminer le salaire net de vos employés ainsi que leurs déductions brutes pour la période de paie, vous devez maintenant payer vos employés, les agences fiscales et les prestataires de prestations.

Le paiement des charges sociales et des avantages sociaux a généralement un calendrier précis. Par exemple, les primes d'assurance et les cotisations de sécurité sociale sont généralement payées mensuellement. D'autre part, les charges sociales sont généralement payées sur une base trimestrielle. En payant les agences fiscales et les prestataires de prestations, vous verserez les montants que vous avez retenus sur les revenus bruts de vos employés. Certains paiements de prestations comportent une part de l'employeur, vous devez donc les payer également.

Lorsque vous payez vos employés, il est important de respecter votre calendrier de paiement désigné. Ce calendrier est déterminé à l'étape 2 lorsque vous configurez une politique de paie. Voici quelques façons courantes de répartir le salaire net des employés pour chaque période de paie :

• Chèques envoyés au domicile de vos employés ou distribués au bureau
• Dépôts directs
• Cartes prépayées chargées uniquement pour leur salaire net
• Portefeuilles mobiles dans lesquels vous pouvez déposer leur salaire net
• Argent liquide

Certains États exigent qu'un relevé de paie ou un bulletin de paie soit remis à vos employés chaque jour de paie. Celle-ci peut être sous forme imprimée ou électronique. Ces bulletins de paie contiennent des informations sur la façon dont le salaire net ou le salaire net de vos employés a été calculé. Cela signifie que vous devez fournir des détails sur ce qui a affecté leur salaire net, y compris leur taux horaire, le nombre total d'heures travaillées, y compris les heures supplémentaires, et leurs avantages déductibles.

Étape 7 : Les déclarations de charges sociales de fin d'année

Le travail est sans fin, tout comme votre masse salariale. Les réglementations fiscales vous obligent à préparer des déclarations de charges sociales de fin d'année et à les distribuer à vos employés. Le rapport de paie de fin d'année de chaque employé ou le formulaire W-2 doit indiquer le total de ses revenus et des impôts payés pour la période. Ils doivent également recevoir leurs formulaires W-2 avant le 31 janvier de l'année suivante, conformément aux lois fiscales.

Étape 8 : Mettez à jour vos registres de paie et conservez toutes les pièces justificatives pour la paie

Une fois que vous avez payé vos employés pour la période de paie, vous devez mettre à jour vos registres de paie. Ces registres doivent refléter tous les détails importants concernant vos transactions salariales et fiscales les plus récentes, notamment certains, sinon tous, des éléments suivants :

• Montant retenu pour les charges sociales fédérales
• Montant retenu pour les cotisations de sécurité sociale
• Taxes d'assurance-maladie sur le salaire des employés
• Toutes les contributions fiscales que vous avez faites

La mise à jour de vos registres de paie est importante car cela signifie la conformité aux lois fédérales du travail ainsi qu'aux lois fiscales. De plus, il est fortement conseillé de conserver vos documents de paie en cas de litige salarial avec des employés ou d'un examen de l'IRS. Les documents de paie que vous devez conserver incluent, sans toutefois s'y limiter, les éléments suivants :

• Cartes de temps
• Des fiches de paie
• Documentation sur les augmentations de salaire, ainsi que d'autres détails concernant l'augmentation.

Combien de temps dure le traitement de la paie ?

La durée de traitement de la paie varie d'une entreprise à l'autre, selon le nombre d'employés et le type de méthode de paie qu'ils adoptent. Habituellement, le traitement de la paie prend quelques heures, mais si votre entreprise traite la paie manuellement, cela prendra plus de temps.

Si votre entreprise utilise des services de paie et des logiciels d'entreprises technologiques, vous gagnerez du temps. La plupart des logiciels de paie incluent déjà des calculs de charges sociales qui peuvent prendre beaucoup de temps s'ils sont effectués manuellement.

Il ne faut que peu de temps – trois jours au maximum – pour que les employés reçoivent leur paie une fois que vous avez soumis votre paie finale.

Votre entreprise, vos employés et la paie

Le traitement de la paie n'est pas une tâche facile. Vous devez garder à l'esprit les différentes lois du travail ainsi que les lois fiscales pour maintenir la conformité de votre entreprise. Cependant, vous pouvez prendre certaines mesures pour faciliter le traitement de votre paie, que nous énumérerons à nouveau ci-dessous :

1. Établissez votre entreprise en tant qu'employeur
2. Mettre en place une politique de paie
3. Recueillir les documents de paie des employés nouvellement embauchés
4. Collecter, réviser et approuver les feuilles de temps
5. Calculer le salaire brut, les retenues brutes et le salaire net des employés
6. Payer les traitements et salaires aux employés et payer les agences fiscales et les prestataires de prestations
7. Préparer les déclarations de charges sociales de fin d'année
8. Mettre à jour les registres de paie et conserver les documents de paie

Toutes ces étapes vous aident à rester en conformité avec certaines réglementations en matière de paie établies par l'Internal Revenue Services (IRS) et le Department of Labor (DOL).

Vous pouvez également externaliser les fournisseurs de services de paie pour rendre votre traitement de la paie moins long et plus facile. Vous pouvez trouver des fournisseurs de logiciels et de solutions qui offrent également des services de paie. Une fois acheté, votre logiciel de paie sera adapté en fonction de votre politique de paie et de votre type d'entreprise.

Redéfinissez votre traitement de la paie avec ces étapes et voyez comme cela peut être facile !

Foire aux questions (FAQ) sur le traitement de la paie